Office manager - Appui Administratif, RH et Appels d’offres

Présentation de l'entreprise

Gentile RH Consulting accompagne les organisations dans l’optimisation de leurs pratiques RH : recrutement , intégration , fidélisation et management .

À travers le recrutement, le conseil et la formation, nous aidons les dirigeants, managers et équipes RH à développer des pratiques efficaces, au service d’une performance durable et d’une croissance maîtrisée .

Présentation du poste

QUI SOMMES-NOUS ?

Le bureau d’études SalvaTerra ( intervient depuis 14 ans en France et à l’international sur les thématiques suivantes :

AGRICULTURE : Agroécologie et innovations agricoles ; Politiques agricoles ; Filières agricoles et produits forestiers non-ligneux ; Organisations professionnelles agricoles ; Élevage et pastoralisme ; Pisciculture.

ENVIRONNEMENT : Adaptation au changement climatique ; Atténuation du changement climatique ; Politiques climat ; Restauration et gestion durables des terres ; Préservation de la biodiversité.

FORET : Gestion durable des forêts ; Agroforesterie et reboisement ; Déforestation évitée et reboisement « carbone » ; Bois-énergie et efficacité énergétique.

TRANSVERSAL : Aménagement du territoire et décentralisation ; SIG, télédétection et inventaire forestier ; Certifications agricoles et forestières ; Financement du monde rural ; Sécurisation foncière ; Responsabilité sociétale des entreprises (RSE) ; Sécurité alimentaire et nutritionnelle.

Notre philosophie est la suivante :

Il est urgent d’agir : Le développement économique se fait encore trop souvent au détriment des ressources naturelles. Dans un contexte de changements globaux (6 -ème crise de biodiversité, accélération du changement climatiques, hausse sans précédent de la population mondiale, etc.), ce mode de développement destructeur nous conduira collectivement et rapidement dans le mur.

Penser globalement, agir localement : Afin de contribuer au changement du paradigme dominant de développement, SalvaTerra fournit des appuis-conseils ad hoc visant à accompagner et mettre en œuvre dans les pays du Sud des projets de développement rural, conciliant gestion durable des écosystèmes terrestres et création de richesses marchandes pour les populations locales (productions agricoles, bois et produits forestiers non ligneux, etc.).

L’amour du travail bien fait : Les populations rurales des pays du Sud vivent la plupart du temps dans un état de dénuement sévère, lequel ne fait que s’aggraver à mesure que le « capital naturel » environnant se dégrade. Face à cela, nous abordons notre métier avec passion, de façon pragmatique, en nous adaptant au contexte national et à la problématique posée et, surtout, en travaillant dans une logique de résultat.

Notre équipe est resserrée, et laisse la possibilité à chacun d’exprimer son potentiel.

MISSION – FINALITÉ DU POSTE

En pleine croissance, notre bureau d'études basé à Montpellier recherche son ou sa futur(e) Office Manager pour coordonner et sécuriser le fonctionnement administratif, financier et organisationnel de l’entreprise.

Véritable bras droit administratif de la direction, vous garantissez la fluidité de l'organisation interne et contribuez activement au développement de l'entreprise afin de permettre aux équipes techniques de se concentrer pleinement sur leurs projets.

TACHES

Votre poste est transversal et s'articule autour de cinq grands domaines d'activité :

Gestion administrative et comptable

Vous contribuez à la bonne gestion administrative et financière de l’activité, en lien avec la direction et les éventuels prestataires externes. À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de :

• Émettre, enregistrer et suivre les factures clients et fournisseurs, ainsi que les règlements, notes de frais et relances associées ;

• Préparer, classer et archiver les pièces comptables et administratives, en veillant à la fiabilité et à la bonne tenue des dossiers ;

• Mettre à jour les attestations, assurances et documents administratifs de l’entreprise;

• Préparer et transmettre les éléments nécessaires au cabinet comptable et aux interlocuteurs concernés.

Gestion administrative des ressources humaines

Vous appuyez la direction dans le suivi administratif du personnel, dans le respect des obligations sociales et de la confidentialité des données. À ce titre, vous intervenez notamment sur :

• Le suivi des congés, absences, arrêts maladie et récupérations ;

• La tenue, la mise à jour et l’archivage conforme (RGPD) des dossiers individuels du personnel ;

• L’organisation et le suivi des visites médicales, formations et autres obligations réglementaires ;

• Le suivi des assurances, mutuelle et démarches administratives liées à la vie du personnel.

Appui à la prospection commerciale et aux réponses aux appels d’offres

Vous apportez un appui structurant au développement de l’activité, en particulier pour la préparation des candidatures et le suivi administratif des affaires. À ce titre, vous contribuez à :

• Rassembler, vérifier et mettre en forme les pièces administratives des réponses aux appels d’offres et consultations, dans le respect des échéances et procédures de dépôt ;

• Appuyer la formalisation administrative des offres, contrats et dossiers de candidature, et assurer leur suivi jusqu’à la clôture des dossiers (avenants, échéanciers) ;

• Mettre à jour les bases de données de références (par pays, thématique, client, année) ainsi que les CV, fiches de références et supports de présentation de l’entreprise.

Appui logistique aux missions et à la vie de l’entreprise

Vous assurez la préparation et le suivi logistique des déplacements professionnels, réunions et événements internes. À ce titre, vous pouvez être amené(e) à :

• Appuyer l’organisation des déplacements en mission : billets, hébergements, assurances, visas et formalités administratives ;

• Coordonner l’organisation de réunions, formations, ateliers ou séminaires ;

• Gérer les fournitures, abonnements et relations avec les prestataires externes, et apporter un soutien administratif ponctuel aux équipes.

Soutien transversal à la direction et aux équipes

Vous intervenez en appui direct à la direction et facilitez la coordination entre les différents sujets internes. À ce titre, vous pouvez notamment :

• Rédiger ou mettre en forme des courriers, attestations, notes et documents administratifs ;

• Améliorer les outils de suivi administratif et les procédures internes ;

• Assurer une interface efficace avec les prestataires, partenaires et interlocuteurs externes, notamment sur le suivi administratif des contrats de prestation de services.

Profil recherché

PROFIL

Formation & expérience

Exigé :

• Formation Bac + 3 minimum dans l'assistanat d'entreprise, la gestion admiitrative ou domaine équivalent (DUT GEA , licence pro )

• Expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire, au sein d’une PME, d’une société de conseil ou d’une structure évoluant dans un environnement exigeant et multi-activités, en appui à des équipes projets ou à la direction.

Souhaité :

• Expérience acquise dans un bureau d’études en contexte international.

Compétences techniques et savoir faire

E xigé :

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs

• Bonnes connaissances en suivi comptable et budgétaire

• Bonnes connaissances en procédures de marchés publics

• Connaissances en gestion administrative et ressources humaines

Souhaité :

• Aisance avec les outils d’IA bureautique

• Pratique de l’outil comptable Pennylane

• Expérience des marchés publics en contexte de coopération internationale

Langues

Exigé :

• Français : excellente maîtrise écrite et orale indispensable

• Anglais : niveau professionnel C1/C2 requis, à l'écrit comme à l'oral car vous serez amené(e) à interagir sur certains sujets avec des interlocuteurs internationaux.

Qualités attendues

• Organisation et rigueur

• Autonomie et réactivité

• Discrétion et fiabilité

• Sens des priorités et capacité à coordonner plusieurs sujets simultanés

• Goût pour les environnements exigeants, dynamiques et multiculturels

CONDITIONS

• Localisation : Montpellier

• CDI temps plein (35h hebdomadaires)

• Statut : Agent de maîtrise. Possibilité d’évolution vers un poste de cadre

• Horaires : Du lundi au vendredi 9h-12h30 / 13h30 – 17h Aménageables

• Télétravail : Négociable jusqu’à 60 / 80 %

• Package salarial (Fixe + intéressement + indemnités) : 37-43 k€ bruts annuels selon profil

• Avantages : Prévoyance, mutuelle, épargne salariale

• Poste à pourvoir dès que possible.

PROCESS DE RECRUTEMENT :

Avec le cabinet :

• Entretien téléphonique de présélection

• Entretien approfondi (présentiel ou distanciel)

• Prise de référence

Avec l’entreprise :

• Entretien et mise en situation avec la direction

• Rencontre avec l’équipe

Pour postuler :

Transmettez votre CV, une lettre de motivation et les coordonnées permettant la prise de référence