Assistant de direction et de gestion administrative (F/H)

À propos de nous Une université d'excellence Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l'Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l'éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d'innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l'Université de Montpellier s'articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s'appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d'Innovation (PUI). Une université engagée Vigilante envers toutes formes de discriminations, l'Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l'égalité entre femmes et hommes et pour l'inclusion des personnes en situation de handicap. Elle est attachée aux fondements du service public, à la laïcité, à l'égalité des chances et à l'accès de tous aux savoirs. Elle promeut les valeurs académiques telles que l'éthique, l'intégrité scientifique et la liberté universitaire. L'UM place enfin le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable. Dans le cadre de ses engagements, l'université promeut le CV sans photographie. Structure de rattachement : Direction des programmes structurants (DPS) Environnement de travail : Au sein de l'université de Montpellier, la Direction des Programmes Structurants (DPS) a pour mission de contribuer au développement de l'Université dans le cadre d'initiatives transverses conçues dans une dynamique partagée avec ses partenaires nationaux et internationaux, et qui soutiennent ses ambitions en matière de recherche, de formation, d'innovation, de visibilité internationale, de liens science-société et de vie étudiante. La Direction des programmes structurants met en œuvre les décisions de l'Université de Montpellier liées au déploiement des dispositifs issus du programme d'excellence I-SITE, des projets du plan France 2030 et d'autres programmes structurants de toute nature, portés par l'Université de Montpellier en collaboration avec ses partenaires. Elle soutient et accompagne les porteurs dans l'élaboration de leurs projets structurants et transversaux dont elle a la charge. Mission Mission principale : Rattaché(e) à la Direction, vous aurez la charge d'assurer les fonctions d'assistant.e de direction et de gestion administrative et financière. A ce titre, vous assurez des fonctions polyvalentes d'assistance, technique et logistique et réaliser des actes administratifs liés à la gestion administrative, à la gestion des ressources humaines et aux procédures Hygiène et Sécurité de la direction dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'Université. Activités : Descriptifs des missions et activités : Assistanat de Direction, gestion des ressources humaines et hygiène et sécurité

• Gérer le secrétariat de la direction (gestion de l'agenda, du courrier, des déplacements, des parapheurs...)
• Préparer les documents relatifs aux différentes réunions et instances (Comité des Investissements Stratégiques et Structurants de l'Université (COMIS)) organisées par la direction ; diffuser les convocations, les documents de travail, les rapports
• Préparer les documents à destination des instances de l'Université (Comité technique, Conseil d'administration...)
• Participer à la gestion des ressources humaines et des procédures hygiène et sécurité de la direction en appliquant les procédures dédiées : Correspondant RH et Assistant de prévention de la direction ; Gérer les procédures et les aspects logistiques et organisationnels lors de l'arrivée d'une nouvelle personne au sein de l'équipe
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériel, fournitures) de l'activité de la direction, notamment de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques ...)
• Organiser et diffuser des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
• Rédiger des procédures et relevés de décision le cas échéant

Gestion administrative et financière

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Assurer la gestion administrative et financière des actions mises en œuvre au sein de la direction ; Engagement des dépenses, engagement et gestion des missions
• Réaliser des actes de gestion pour le fonctionnement de la Direction (devis, bons de commandes, services faits) et assurer la continuité de service en matière de bons de commandes, d'attestations de service fait
• Aider au suivi de l'instruction et circuit des signatures des conventions de reversement
• Participer à l'élaboration des processus de gestion et des documents et à leur amélioration continue
• Assurer le lien avec les directions de l'Université de Montpellier

Spécificités / Contraintes du poste : Pics d'activité Profil Une expérience dans le déploiement d'un projet d'envergure est souhaitée. Une expérience dans un établissement d'Enseignement Supérieur et de Recherche est fortement recommandée. Savoir :

• Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement des établissements publics
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Bonne capacité rédactionnelle
• Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir-faire :

• Excellente capacité de communication orale et écrite
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint...)
• Capacité d'organisation, polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe

Savoir-être :

• Discrétion, sens de la confidentialité
• Sens relationnel
• Sens de l'organisation, rigueur et méthode
• Rigueur, fiabilité

Pourquoi nous rejoindre? Rejoindre l'université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

• Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes
• Jusqu'à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)
• Temps de travail aménageable
• Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)
• Restauration collective
• Aide et prestations sociales
• Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville
• Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l'université
• Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d'éligibilité Informations complémentaires : Rémunération : 2025€ brut mensuel, dont 140€ d'indemnité mensuelle des agents contractuels (prime) Prise de poste : Novembre Type de contrat : CDD de catégorie B Durée du contrat : 12 mois Clôture des candidatures : 25/10/2026