ASSISTANT DE GESTION DE PROJET IA (F./H.)

Grade Grille de référence: Adjoint Administratif Hospitalier
Type de contrat: Contractuels acceptés
Pourcentage d'activité: 100%
DÉFINITION :
L'assistant(e) de gestion de projet de la DIA assure les missions de secrétariat de la Direction Gouvernance des données et IA. Il assure également des missions de support auprès du cadre administratif de la DIA, liées au suivi budgétaire du projet Alliance santé IA, et à la coordination des instances hospitalières.
Localisation / Lieu d'exercice : Direction Gouvernance des données et IA
Horaires : 7h30 par jour (8h 12h / 13h 16h30 par exemple)
Repos : samedi-dimanche
Congés : agent suivi en heures, 37h30 hebdomadaires, 14 RTT et 25 CA, conformément à la charte GTT du CHU de Montpellier.
Télétravail : envisageable à raison de 6 jours mensuels maximum, à partir du 7ème mois de contrat, conformément à la charte du télétravail du CHU de Montpellier
Moyens mis à disposition : poste de travail incluant 1 PC portable, un écran
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Missions de secrétariat de la DIA :
gestion et coordination des agendas de l'équipe de direction ; planification et organisation de réunions ; de la
réservation des salles ; suivi des équipements informatiques ; commande des fournitures ; gestion du plateau (locaux, clés) ; gestion des déplacements (ordres de mission, prise des billets de train, suivi des
remboursements) ; accueil des nouveaux arrivants ; diffusion structurée de l'information institutionnelle (notes de services, campagnes RH, etc.).
Suivi des instances :
gestion de l'agenda des instances du projet Alliance santé IA, du comité de pilotage IA, du comité de priorisation des DM-IA, de SPOTS (équipes projet transversales en charge de la mise en oeuvre des différents axes du projet Alliance santé IA) ; envoi des convocations ; production des comptes rendus à la demande ; enregistrement des sujets à inscrire à l'ordre-du-jour au fil de l'eau ; tenue d'un suivi des demandes.
Suivi budgétaire : seconder le cadre administratif de la DIA dans le suivi financier du projet Alliance santé IA et des opérations immobilières associées au projet IA du CHU en général ; tenue et mise à jour des tableaux de bords ; enregistrement et archivage de la facturation ; préparation des reportings financiers.
Evènementiel : aide à l'organisation ponctuelle d'événements tels que participation à des congrès, forums, visites de délégations, séminaires de travail
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES LIÉES AU POSTE :
Le poste d'assistant de gestion de projet est une création de poste.
La présente fiche de poste est construite dans un contexte de lancement de programme et les activités de l'assistant de gestion, ainsi que son périmètre d'action, pourront être sujets à des modifications qui seront concertées au moment des entretiens d'évaluation.
Une sensibilité aux nouvelles technologies et à des méthodes de travail innovantes est attendue de la part de l'assistant de gestion.
AUTRES ACTIVITÉS LIÉES AU POSTE :
- Participation aux contrôles financiers et administratifs des projets en cas d'audit interne ou externe.
- Forte dimension transversale dans le poste, liée aux conditions de création de la DIA au sein du CHU de Montpellier : liens étroits à tisser avec les secrétariats des directions du CHU de Montpellier.
- L'assistant de gestion sera amené à participer à l'animation du consortium Alliance santé IA, et de son réseau de partenaires publics et privés. Un certain nombre d'entre eux enverront des équipes travailler à demeure sur le plateau de la DIA, l'assistant de gestion organisera les conditions de leur installation.
- Contexte de repositionnement interne des équipes : capacité à organiser des déménagements, à coordonner les différents acteurs internes à solliciter.
PARTICULARITÉS DU POSTE :
Poste central dans la constitution de la DIA, en interface avec les secrétariats de
direction, mais aussi avec les partenaires du projet.
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES (internes et externes)
Interlocuteurs privilégiés :
- Equipe de la DIA
- Référent et directions DAA, DAF, DRHF et DAM pour la gestion des commandes et
des recrutements
- Secrétariats de direction
LIAISONS HIÉRARCHIQUES :
Equipe de direction. Rattachement au cadre administratif de la direction.
CORRESPONDANCE STATUTAIRE (grade) :
Adjoint administratif