Assistant administratif H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Rémunération indicative

à partir de 1 801,74 € brut/mois + IFSE de 270 € brut/mois + NBI Accueil

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Hébergements et Inclusions, vous intégrez le Centre Élisabeth Bouissonnade en tant qu’assistant(e) administratif(ve).
Véritable appui administratif de l'établissement, vous assurez l'accueil des usagers et partenaires, participez au bon fonctionnement administratif du centre et contribuez au suivi de différentes missions RH.
Le poste est partagé entre le CHRS Élisabeth Bouissonnade (3 jours par semaine) et l'Espace Ambroise Croizat (2 jours par semaine).

Missions / conditions d'exercice

Accueil et relation avec les usagers
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et visiteurs.
-Orienter les personnes vers les interlocuteurs compétents.
-Assurer le standard téléphonique et la transmission des informations.
-Veiller au contrôle des accès et à la sécurité des locaux.
Gestion administrative
-Assurer le secrétariat administratif et socio-éducatif du centre.
-Gérer le courrier entrant et sortant.
-Rédiger, mettre en forme et suivre les documents administratifs.
-Effectuer le classement et l'archivage des dossiers.
-Assurer la gestion documentaire et la diffusion des informations.
Appui RH et logistique
-Saisir et suivre les plannings de l'équipe pluridisciplinaire.
-Assurer un rôle de référent RH concernant le suivi des congés, astreintes et absences.
-Participer à la gestion des fournitures administratives en lien avec l'agent comptable.
-Contribuer à l'organisation logistique des réunions et rendez-vous.
Missions à l'Espace Ambroise Croizat
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des publics.
-Réaliser les inscriptions et la saisie des demandes sur les logiciels dédiés.
-Accueillir et orienter les partenaires.

Profils recherchés

Vous disposez idéalement d'une formation de niveau CAP/BEP à BTS dans les domaines du secrétariat, de l'assistanat administratif ou de la bureautique, ou d'un titre professionnel de Secrétaire Assistant.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et êtes à l'aise avec les logiciels de gestion.

Vous êtes reconnu(e) pour :
-Votre sens de l'accueil et du service public.
-Votre qualité d'écoute et votre bienveillance.
-Votre discrétion professionnelle.
-Vos qualités rédactionnelles et relationnelles.
-Votre rigueur et votre sens de l'organisation.
-Votre capacité à travailler en équipe et à vous adapter aux changements.
-Votre respect de la confidentialité et du principe de non-jugement.