ASSISTANT.E RESPONSABLE ADMINISTRATIF.VE ET FINANCIER.ÈRE

Tu travailleras directement aux côtés de Timothée, co-directeur en charge de l’administratif, du financier et de la gestion, également responsable de l’incubateur.

L’objectif est de te permettre de monter progressivement en compétences et en autonomie sur la gestion administrative et

financière des deux structures.

Gestion administrative et financière

• Réception, numérisation, renommage et classement des factures et pièces administratives ;
• Collecte mensuelle des justificatifs auprès de l’équipe et contrôle de leur transmission ;
• Préparation, organisation et collecte des pièces destinées à l’expert-comptable ;
• Suivi des factures fournisseurs, des règlements et des pièces manquantes ;
• Suivi des factures clients et relance des impayés, en lien avec la personne chargée du coworking et des bureaux
• occupés par les résident.es permanents ;
• Mise à jour des tableaux de suivi administratif, budgétaire et financier.
• Suivi des procédures en cours avec l'assurance Dommage Ouvrage et
• Responsabilité Civile Professionnelle (Déclarations et suivi administratif des sinistres auprès de notre assurance sous la supervision du référent bâtiment)
• Suivi administratif des prestataires d'entretien du bâtiment (ascenseur ; climatisation ; chauffage ; propreté ; ...), relance si nécessaire, demande de devis et benchmark de fournisseurs pour de petits travaux occasionnels

Aucune saisie comptable n’est demandée : la tenue de la comptabilité est entièrement assurée par notre cabinet d’expertise comptable.

Administration du personnel et paie

• Relance mensuelle de l’équipe pour la transmission des congés, absences, récupérations et arrêts de travail ;
• Collecte et contrôle des variables de paie ;
• Mise à jour des dossiers administratifs des salarié.es ;
• Saisie des variables de paie dans le logiciel ;
• Contrôle des éléments transmis et suivi des éventuelles corrections.

Les bulletins de paie ne sont pas à établir : leur production est assurée par un prestataire extérieur.

Gestion administrative de l’incubateur

• Mise à jour des dossiers des porteur.ses de projets accompagnés ;
• Suivi des inscriptions, conventions, feuilles de présence et justificatifs ;
• Préparation des éléments nécessaires aux bilans et demandes de financement ;
• Appui à l’organisation des ateliers, jurys et temps collectifs ;
• Contribution au suivi administratif et financier des programmes d’accompagnement.

Vie du tiers-lieu et projets à impact

• Selon tes envies et tes centres d’intérêt, tu pourras également contribuer :
• À l’organisation de rencontres et d’événements professionnels ou citoyens ;
• Au développement commercial du lieux (accroissement des recettes commerciales du co-working, des bureaux à louer et du café restaurant lors d'évènements)
• A la programmation d'évènements, aux soirées et temps forts organisés à La Palanquée ;
• Aux projets liés à la transition écologique et à l’innovation sociale ;
• À l’amélioration des outils et des procédures internes.

Cette participation sera proposée en fonction de tes appétences et de tes centres d'intérêts.

Une montée en responsabilités progressive

Cette alternance ne se limite pas à des tâches d’exécution. En fonction de tes compétences, de ta progression et de ton envie de t’investir, tu pourras prendre progressivement en charge un véritable périmètre de gestionnaire / responsable administratif.ve et financier.ère junior.

Toujours accompagné.e par le co-directeur, tu pourras participer au suivi budgétaire, au contrôle de gestion, à la préparation des dossiers de financement, à l’amélioration des procédures internes et à la production d’outils d’aide à la décision.

L’objectif est qu’à l’issue de l’alternance, tu disposes d’une expérience complète et concrète de la fonction administrative et financière dans des structures de l’économie sociale et solidaire.