Gestionnaire administratif et académique - examens, résultats et diplomation F/H

L'entreprise

Le Groupe Diderot Éducation est aujourd’hui l’un des groupes leaders de l’enseignement privé en France. Allant du Bac+1 au Bac+5, il se distingue par l’encadrement des jeunes à travers la pédagogie de projets et par les valeurs qu’il revendique.

Dans l'enseignement supérieur, Diderot Education se déploie sur 8 Campus représentant plusieurs écoles :

• le Cours Diderot : dispensant des formations en BTS, en bachelors 3ème année, et en Masters ;
• l'EDNH : École spécialisée dans la Nutrition du Bac +3 au Bac+5 ;
• l'EGPN : École spécialisée dans l'Environnement et l'expertise naturaliste.

Description du poste

Rattachement hiérarchique :
Sous l’autorité de la Responsable Administrative, Pédagogique et Académique au sein du Service Académique de Diderot Éducation.

Le groupe Diderot Éducation cherche à renforcer son Service Académique, rattaché à la fonction centrale de l’Organisme de Formation.
Vous rejoindrez une équipe engagée, garante de la rigueur et de la qualité académique de nos établissements, au poste de Coordinatrice des examens, résultats et diplomation.

Vos missions principales

1. Organisation et supervision des évaluations

• Planifier et coordonner l’ensemble du processus d’évaluation continue et terminale sur le périmètre attribué (contrôle continu, examens semestriels, sessions de rattrapage).

• Élaborer et diffuser les calendriers des évaluations en lien avec la coordination pédagogique et les équipes enseignantes.

• Assurer la réception, la vérification et la diffusion sécurisée des sujets d’examen conformément aux procédures internes.

• Superviser la logistique nécessaire à la tenue des épreuves (salles, surveillants, matériel, aménagements spécifiques).

• Garantir le respect des règlements d’examen, des référentiels de formation et des consignes académiques.

2. Gestion et consolidation des résultats

• Assurer une veille de cohérence et d’assistance sur les paramétrages des évaluations dans NetCampus (coefficients, barèmes, affectations). Identifier et signaler toute anomalie ou incohérence afin de garantir la fiabilité des relevés et des calculs automatiques.

• Définir, en lien avec la hiérarchie, les calendriers de remontée des notes et en suivre l’application par les équipes de campus.

• Contrôler et centraliser les notes issues du contrôle continu et des examens dans NetCampus.

• Veiller à la confidentialité, à la traçabilité et à la fiabilité des données académiques traitées.

• Éditer les relevés de notes semestriels et annuels, en assurer la conformité et la diffusion.

• Consolider les dossiers étudiants (résultats, engagements, régularisations, validations d’acquis) et préparer les documents de synthèse nécessaires aux jurys nationaux de diplomation.

• Préparer les délibérations : vérifier la complétude et la conformité des dossiers pour permettre aux jurys de statuer en toute fiabilité sur la diplomation au cas par cas.

• Produire les tableaux de bord et indicateurs de suivi (taux de réussite, progression, rattrapages, diplomation) et proposer des pistes d’amélioration continue.

• Gérer les réclamations étudiantes de premier niveau et préparer les éléments nécessaires au traitement des contentieux éventuels.

3. Suivi des engagements professionnels et citoyens

• Piloter la collecte et la validation des engagements non notés mais obligatoires pour la diplomation (stages, missions professionnelles, actions associatives, sportives ou culturelles).

• Assurer la traçabilité et la conformité de ces engagements dans les outils de suivi conformément au règlement des formations.

• Comptabiliser les engagements facultatifs (participation ou organisation de conférences, initiatives étudiantes,...) et en valoriser l’impact académique.

• Collaborer étroitement avec les équipes de campus et les référents pédagogiques pour garantir l’équité, la cohérence et la reconnaissance des engagements.

4. Coordination et diplomation

• Organiser et suivre le processus de diplomation : vérification des conditions d’obtention, édition et diffusion des attestations et diplômes.

• Gérer les demandes de duplicata, attestations de réussite et corrections d’erreurs éventuelles.

• Préparer et suivre les sessions de rattrapage pour les étudiants en situation d’échec.

• Assurer la conformité des procédures avec les règlements internes et les exigences des organismes certificateurs (France Compétences, Rectorat, etc.).

• Participer à la mise à jour et à l’amélioration continue des procédures liées aux examens, résultats et diplomation.

Profil recherché

Diplôme et expérience

• Diplôme universitaire Bac+3 minimum (Licence ou Master en gestion, éducation, administration scolaire ou équivalent)

• Une expérience significative dans la gestion administrative ou académique au sein d’un établissement d’enseignement est souhaitée

• Une bonne connaissance des métiers de l’éducation, des certifications Qualiopi ou RNCP est un atout

Compétences techniques

• Maîtrise des outils informatiques et numériques (Google Suite, Excel, outils collaboratifs)

• Compétence dans la conception, le suivi et l’amélioration des procédures de contrôle

• Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de gestion de projet

• Capacité à produire des analyses fiables et à formuler des recommandations.

Savoir-être et posture professionnelle

• Rigueur, sens du détail et intégrité dans la gestion des données

• Sens de la coopération et aptitude à travailler avec des équipes multi-sites et pluridisciplinaires

• Aisance dans la communication écrite et orale, y compris dans un cadre institutionnel

• Empathie et discernement dans la gestion des situations étudiantes sensibles

• Résistance au stress et capacité à gérer les pics d’activité liés aux calendriers d’examens

• Esprit d’initiative et propension à proposer des solutions d’amélioration continue.

Votre contribution

Vous jouerez un rôle clé dans la fiabilité et la fluidité du parcours académique des étudiants, en assurant la bonne application des procédures, la cohérence des données et la qualité des délivrables.

Vous contribuerez à la rédaction et la diffusion de documents stratégiques (notes, circulaires, guides) facilitant la compréhension et l’application cohérente des processus par les campus.
Votre sens du service, votre pédagogie et votre exigence seront essentiels pour garantir la qualité et la reconnaissance des diplômes délivrés par Diderot Éducation.

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