Gestionnaire administratif H/F

A propos de INSTITUT DE RECHERCHE POUR LE DEVELOPPEMENT: L'IRD est une organisme de recherche public français pluridisciplinaire qui, depuis près de 80 ans, s'engage dans des partenariats équitables avec les pays du Sud et dans les Outre-mer français.

Acteur de l'agenda international pour le développement, ses priorités s'inscrivent dans la mise en oeuvre des Objectifs de développement durable (ODD).

Ensemble, scientifiques et partenaires de l'Institut proposent des solutions concrètes pour répondre aux défis globaux auxquels les sociétés et la planète font face. Cette relation gagnante-gagnante fait de la science et de l'innovation des leviers majeurs du développement.

L'Institut est placé sous la double tutelle du ministère chargé de l'Enseignement supérieur et de la Recherche et de celui chargé des Affaires Étrangères.
Votre mission: Une mission attractive
Sous la responsabilité de la coordinatrice du pôle étudiants, partenaires et stagiaires (PEPS), votre mission sera d'accueillir et de gérer l'intégration des populations externes (stagiaires, doctorants, partenaires) avant et tout au long de leur séjour à l'IRD, dans le respect de la règlementation en vigueur et des procédures internes.
Vous pouvez être amené à travailler en lien avec les autres pôles dans le développement d'activités connexes, en particulier le pôle gestion paie-carrière.
Vos activités seront les suivantes :
Assurer l'instruction des dossiers d'accueil (stagiaires, doctorants et partenaires).
Participer à la mise en oeuvre des activités en sécurisant l'accueil et l'intégration des publics accueillis sur les questions RH et de prévention.
Accueillir et informer les partenaires et les personnels de la structure (notamment encadrants des UMRs) dans leur démarche d'accueil.
Assurer le suivi des conventions de stage, d'accueil et de séjour de recherche.
Saisir et mettre à jour les bases de données, les tableaux de bord.
Suivre les évolutions règlementaires.
Participer à la réalisation de bilans d'activité.

Votre future équipe
Au sein du service des ressources humaines (SRH) de la délégation, vous rejoindrez un collectif composé de 15 agents et plus particulièrement vous travaillerez en étroite collaboration avec la coordinatrice du PEPS sur l'activité accueil. Votre profil: Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre complexe.
Prise en compte et orientation de la demande.
Capacité de travail en réseau.
Maitrise des outils bureautiques et rigueur administrative.
Utiliser les techniques de rédaction administrative.
Connaissance des règles relatives au séjour des étrangers en France, à leur couverture sociale et des procédures à mettre en oeuvre.
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche (ESR).
Un niveau intermédiaire en Anglais serait un plus.

Vous faites preuves des qualités humaines suivantes :
Sens du travail en équipe.
Adaptabilité.
Capacité d'écoute et ouverture d'esprit.
Sens de la confidentialité.
Sensibilité à l'interculturalité.

L'IRD, au cours de votre parcours professionnel, vous accompagne dans le développement de vos compétences.
L'institut met à votre disposition un panel d'outils tel que le parcours digital d'intégration, l'accès à la formation permanente, à la promotion et la mobilité.
L'IRD offre, en fonction des activités, la possibilité de télétravailler de 1 à 3 jours hebdomadaires.
En rejoignant l'IRD, vous bénéficierez :
De 32 jours de congés + 13 RTT (pour un temps plein à 38h30 hebdomadaire).
Tickets restaurants OU d'une restauration collective (en fonction du site).
Souscription annuelle (facultative) à l'Association des Ouvres Sociales : prestations vacances-loisirs et sportives-culturelles.
D'une affiliation à la protection sociale complémentaire MGEN, offrant une couverture