Gestionnaire administrative- Assistante de Pôle H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

En tant qu'assistant·e du directeur du pôle Système d'Information, vous occupez un rôle clé au coeur de l'organisation. Véritable bras droit, vous facilitez la gestion quotidienne en optimisant le temps de la direction, en préparant les dossiers stratégiques et en organisant efficacement les réunions. Vous êtes également un point de coordination essentiel, en assurant des échanges fluides avec les collaborateurs internes comme avec les partenaires extérieurs.
Vous veillez à la bonne circulation de l'information au sein du pôle et contribuez activement à la mise en place des moyens matériels nécessaires à son bon fonctionnement. Impliqué·e dans la vie du pôle, vous participez à l'organisation d'événements tels que des séminaires et assurez un lien étroit avec les autres assistant·e·s de la DGA et de la collectivité.
Au quotidien, vous mettez en oeuvre vos compétences rédactionnelles en produisant des notes, rapports et comptes rendus de qualité. Vous contribuez à la création d'outils d'aide à la décision, tels que des tableaux de bord, et participez à l'amélioration continue des processus en termes de qualité, de coûts et de délais. Vous gérez les bases de données, diffusez l'information et concevez des documents adaptés aux besoins internes et externes, tout en garantissant leur conformité. Vous assurez également des missions essentielles telles que le classement, l'archivage et l'accueil des usagers, en les informant et les orientant avec professionnalisme.
Dans votre rôle opérationnel, vous prenez en charge la gestion administrative du pôle avec rigueur et autonomie. Vous pilotez l'agenda du directeur en priorisant les rendez-vous, organisez et participez aux réunions, voire au comité de direction, et assurez la rédaction et la diffusion des comptes rendus, courriers et communications. Vous contribuez à valoriser les activités du pôle en structurant les informations et en accompagnant les équipes dans la formalisation de leurs contenus.
Vous jouez également un rôle central dans la structuration et l'accessibilité de l'information, en participant à la formalisation de documents de référence et en assurant la gestion documentaire, notamment via la dématérialisation et les outils de GED. En lien avec les ressources humaines, vous coordonnez certains sujets RH, suivez le plan de formation et participez au pilotage de l'activité grâce à la mise à jour d'indicateurs et de tableaux de bord, tout en proposant des axes d'amélioration pertinents.
Force de proposition, vous contribuez à l'organisation du pôle, notamment en anticipant la continuité de service, en gérant les plannings d'astreinte et en assurant le suivi de certains aspects techniques comme les échéances de maintenance des logiciels. Vous prenez également en charge des dossiers spécifiques ou sensibles, en coordonnant les acteurs concernés et en garantissant le respect des délais.
Enfin, vous participez activement à la communication du pôle en organisant des événements (séminaires, webinaires...) et en concevant des supports variés (écrits, oraux, vidéos). Selon les besoins, vous pouvez également apporter votre appui sur des sujets liés aux marchés publics ou à des projets transverses, renforçant ainsi votre rôle polyvalent et stratégique au sein de la direction.

Missions / conditions d'exercice

Le pôle systèmes d'information a pour mission d'accompagner la transformation numérique de la collectivité, de concevoir et de maintenir les systèmes d'information (SI), et d'assurer la gouvernance, la sécurité et la maîtrise des coûts des SI.

Le Département de l'Hérault compte 50 conseiller·ères départementaux·ales élu·es pour représenter les 25 cantons du territoire. Cette collectivité territoriale de proximité permet d'être au plus près des besoins des 1,2 million d'Héraultais·es. Elle mobilise 5 600 agents dans plus de 120 métiers différents, déployés sur l'ensemble d'un territoire riche et diversifié. Nous intervenons dans des domaines essentiels du quotidien, notamment les solidarités, l'éducation, l'aménagement du territoire, l'environnement...

En rejoignant nos équipes, vous participez à un service public porteur de sens, où l'engagement collectif est valorisé. Pour en savoir plus :

Profils recherchés

En tant qu'assistant·e du directeur du pôle Système d'Information, vous occupez un rôle clé au coeur de l'organisation. Véritable bras droit, vous facilitez la gestion quotidienne en optimisant le temps de la direction, en préparant les dossiers transverse (RH, Formations..) et en organisant efficacement les réunions. Vous êtes également un point de coordination essentiel, en assurant des échanges fluides avec les collaborateurs internes comme avec les partenaires extérieurs.
Vous veillez à la bonne circulation de l'information au sein du pôle et contribuez activement à la mise en place des moyens matériels nécessaires à son bon fonctionnement. Impliqué·e dans la vie du pôle, vous participez à l'organisation d'événements tels que des séminaires et assurez un lien étroit avec les autres assistant·e·s de la DGA et de la collectivité.
Vous contribuez à la création d'outils d'aide à la décision, tels que des tableaux de bord, et participez à l'amélioration continue des processus en termes de qualité, de coûts et de délais. Vous diffusez l'information et concevez des documents adaptés aux besoins internes et externes, tout en garantissant leur conformité. Vous assurez également des missions essentielles telles que le classement, l'archivage et l'accueil des usagers, en les informant et les orientant avec professionnalisme.