4 Assistants des élus (F/H) (dont 1 Assistant d’élu de quartier Hôpitaux-Facultés)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

L’assistant des élus accompagne au quotidien les élus en assurant l’organisation de leurs activités, la gestion
de leurs agendas et la préparation des réunions, déplacements et événements. Il centralise les demandes, hiérarchise les priorités et assure le suivi administratif des dossiers.

Véritable relais d’information, il entretient des relations régulières avec les services, le Cabinet, les partenaires institutionnels et les usagers, tout en garantissant l’accueil, la circulation de l’information et la qualité du fonctionnement administratif et politique.

Missions / conditions d'exercice

Gestion administrative et organisationnelle de l’agenda des élus :
- Planifier et mettre à jour les agendas des élus
- Centraliser les demandes de rendez-vous
- Organiser les réunions : convocations, réservations de salles, préparation matérielle
- Préparer les dossiers de rendez-vous de réunions (documents, notes, etc.)
- Assister l’élu lors de certaines réunions ou déplacements (prise de notes, comptes rendus)
- Assurer le relais administratif entre l’élu et les services dans le cadre des décisions prises

Coordination opérationnelle et communication :
- Faire l’interface entre les élus, le cabinet, les services, les partenaires et le public
- Organiser la circulation de l’information, la transmission des courriers et courriels aux élus
- Assurer le lien avec les services support (RH, finances, informatique, logistique, téléphonie, aménagements)
- Mettre à jour les calendriers partagés et outils collaboratifs (Teams, intranet) et gérer les circuits administratifs (signatures, parapheurs, etc.)

Gestion administrative et secrétariat :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des partenaires et des usagers
- Centraliser, analyser et orienter les demandes vers les bons interlocuteurs (services, élu·es)
- Mettre à jour des bases de données, registres et tableaux de suivi
- Saisir et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
- Scanner, photocopier et assembler des documents pour diffusion
- Assurer le classement et l’archivage des documents physiques et numériques

Organisation et planification des activités :
- Planifier les déplacements et assurer leur suivi administratif (ordres de mission, réservations de transport et hébergement)
- Anticiper les besoins matériels et techniques pour les réunions et événements
- Gérer les commandes de fournitures et contrôler la réception des livraisons
- Mettre à jour et suivre des tableaux de bord administratifs
Activités occasionnelles : relais auprès des Elus des collègues absents

Les missions spécifiques de l’Assistant d’élu du quartier Hôpitaux-Facultés : il reçoit régulièrement du public en rendez-vous. Il accueille et accompagne

Profils recherchés

Profil recherché :

- Cadre d’emplois : Adjoints administratifs (ouvert aux titulaires et contractuels)
- Diplomate, vous adaptez votre discours en fonction de votre interlocuteur
- Vous avez le sens de la confidentialité et de la discrétion
- Vous êtes méthodique, organisé et rigoureux
- Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles
- Vous avez une bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité

Le profil spécifique de l’Assistant d’élu du quartier Hôpitaux-Facultés : connaissance du quartier, de sa sociologie, des enjeux de politique publique, des projets municipaux localisés, des acteurs associatifs de terrain n’est pas impérative mais peut être un plus.