GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (F./H.) - ÉCOLE TRANSFORMATION HOSPITALIÈRE (E.T.H.) - PROJET ALLIANCE

Grade
Grille de référence
ADJ ADM
Type de contrat
Contractuels acceptés
Pourcentage d'activité
100%
IDENTIFICATION DU POSTE :
-Service / unité / département : Ecole de la Transformation Hospitalière
-Site / localisation : CHU de Montpellier, site principal
-Quotité de travail : 100%
-Catégorie / grade / statut : Adjoint administratif
-Type de contrat : CDD
POSITIONNEMENT DANS L'ORGANISATION :
-Rattachement hiérarchique : Cheffe de projet transformation ETH
-Lien fonctionnel : Equipe de l'École de la Transformation Hospitalière ; équipe de la DAM ; équipe de la formation continue, équipe du projet Alliance IA
-Encadrement exercé : aucun
CONTEXTE ET FINALITÉ DU POSTE :
Appuiadministratif au projet de l'école de la transformation hospitalière que ce soit dans la gestion administrative des formations que dans l'appui à l'organisation des process et évènements de la structure.
MISSIONS PRINCIPALES :
Gestion administrative ETH
-Accueil, orientation, conseil et information aux personnes (agents, formateurs et usagers) sur les activités et le fonctionnement de l'ETH
-Réception et traitement des appels téléphoniques, des messages électroniques
-Appui à l'organisation des campagnes d'inscriptions, et des différents formats proposés au sein de l'ETH (Conférences, ateliers, formations, webinaires)
-Secrétariat administratif du Chef de projet et de l'équipe projet ETH
Gestion du process de formation ETH
-Contrôle de l'application de la réglementation et des règles RH propres à l'établissement dans le domaine de la formation pour les formations ETH
-Gestion administrative collective et individuelle des agents inscrits dans une formation du dispositif ETH
-Préparation et rédaction de courriers et/ou documents relatifs à son domaine d'activité (fiche de formation, convention, convocation, liste d'émargement)
-Renseignement et suivi de bases de données RH, tableaux de bord et autres tableaux de suivi pouvant inclure des données financières
-Suivi administratif et financier des actions de formation réalisées et/ou à réaliser (Plan de formation, sous-commission CSE, suivi des enveloppes)
-Préparation et mise en oeuvre des procédures liées à la gestion des actions de formation de l'ETH
-Réalisation de bilans d'activité, suivi des indicateurs (nombre d'apprenants, suivi des cohortes)
-Traitement des questionnaires de satisfaction (QR Code, sphinx ou archivage papier)
Vente de formation :
-Contribution à la vente de formation : enregistrement des actions de formation dans FORMEISFC
-Commande et ouverture des sessions de formation
-Organisation : réservation de salle, matériels, préparation des sacs de goodies, réservation pour la restauration (traiteur CHU utilisation d'intranet ; si autre traiteur regarder le marché CHU ou réservation auprès d'un restaurateur)
-Suivi : diffusion, inscription, contrôle et envoi des conventions, envoi des convocations de formation, émargement, suivi de l'absentéisme, gestion annulation et/ou report
-Suivi du bilan financier dans tableaux de bord
-Veille au respect des normes qualités Qualiopi (mise à disposition des pré /post-test, questionnaire de satisfaction, remise du pack formateur interne)
-Opérations comptables : envoi des conventions de formation, paiement des formateurs internes et/ou intervenants externes (M-RH), et paiement des heures dans EVP (Elément Variable de Paie -Excel) pour les intervenants externes, élaboration des titres de recettes pour facturation aux Etablissements extérieurs (PASTEL), remise du bordereau à la régie 44 de l'IFMS.
CONDITIONS D'EXERCICE ET CONTRAINTES PARTICULIÈRES :
-Amplitude horaire : 7h30 dans la fourchette 8h 18h
-Repos : samedi-dimanche
-Télétravail : Télétravail possible après six mois, selon les exigences du projet