Gestionnaire administratif et financier H/F

Description des missions

Pour l’aspect « gestion des formations » du MS SILAT et des formations professionnelles continues courtes en géomatique :

• Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue (candidats, apprenants, intervenants)
• Analyser les demandes de formation et orienter les candidats vers les modalités de financement de la formation professionnelle les mieux adaptées
• Gérer les aspects administratif et budgétaire des actions de formation en lien avec le service gestionnaire (stagiaires, formateurs, contrats, conventions…)
• Exploiter les outils et plateformes informatiques relatives à la gestion des formations et de la scolarité des stagiaires (Synapse, Digiforma, eCampus, …)
• Organiser et gérer au quotidien la logistique des actions de formation avec les moyens humains, matériels et financiers correspondants en lien avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants
• Organiser des actions de formation continue
• Suivre les apprenants, depuis leur candidature jusqu’à la diplomation (tableaux de bord, relances, courriers d’admissibilité, organisation des convocations, courriers d’admission, contrats de formation, carnets de notation, gestion des stages, …)
• Etablir des bilans périodiques des sessions ou modules de formation réalisés, notamment les bilans pédagogiques et financiers annuels (BPF)
• Assurer l’archivage des sessions et modules de formation

Profil recherché

Pour l’aspect « gestion des formations » du MS SILAT et des formations professionnelles continues courtes en géomatique :- Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue (candidats, apprenants, intervenants)- Analyser les demandes de formation et orienter les candidats vers les modalités de financement de la formation professionnelle les mieux adaptées- Gérer les aspects administratif et budgétaire des actions de formation en lien avec le service gestionnaire (stagiaires, formateurs, contrats, conventions…)- Exploiter les outils et plateformes informatiques relatives à la gestion des formations et de la scolarité des stagiaires (Synapse, Digiforma, eCampus, …)- Organiser et gérer au quotidien la logistique des actions de formation avec les moyens humains, matériels et financiers correspondants en lien avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants- Organiser des actions de formation continue- Suivre les apprenants, depuis leur candidature jusqu’à la diplomation (tableaux de bord, relances, courriers d’admissibilité, organisation des convocations, courriers d’admission, contrats de formation, carnets de notation, gestion des stages, …)- Etablir des bilans périodiques des sessions ou modules de formation réalisés, notamment les bilans pédagogiques et financiers annuels (BPF)- Assurer l’archivage des sessions et modules de formationSavoirs :- Outils bureautiques et Internet- Expression écrite et orale- Droit de la formation (contrat, convention…)- Dispositif, réglementation et financement de la formation professionnelle continue ainsi que de la formation par alternance (contrat de professionnalisation et d’apprentissage)- Méthodes et techniques des processus de gestion administratives et budgétaire des organisations publiquesAgroParisTech est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l’agriculture. Ses domaines de compétence s’adressent aux plans national et international aux grands enjeux du 21e siècle : la gestion durable des ressources naturelles, la protection de l’environnement, les innovations et l’intégration de la bioéconomie, l’alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires etla valorisation des territoires. Pour l’aspect "gestion administrative et de suivi budgétaire" de l’équipe TEIS et du collectif AgroParisTech de l’UMR-TETIS :- Assurer le secrétariat administratif et comptable pour l’UE TEIS (commandes, projets/conventions, suivi comptable)- Contribuer à l'élaboration du budget initial et des budgets rectificatifs correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses- Contrôler la conformité des contrats, conventions, …- Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, attestations/autorisations, …)- Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables- Suivre et contrôler les opérations comptables et financières (dépenses et recettes) et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting)- Participation à des actions de communication- Gérer les déplacements (OM, réservations, frais de déplacements) des intervenants et personnels de l’Unité- Assister les personnels de l’Unité dans la gestion des dossiers ou actions stratégiques (France Compétences, groupe de travail, …)- Participer au fonctionnement du collectif de l’UMR TETIS et de la Maison de la TélédétectionSavoir-faire / Savoir-être :- Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances- Savoir réguler des dysfonctionnements- Concevoir des procédures de gestion des activités de formation et budgétaire- Respecter les délais, les procédures et les règles- Concevoir des tableaux de bord- Sens relationnel- Capacité au travail en équipe- Capacité d'adaptation à tout type de situation ainsi qu’à des progiciels de gestion- Sens de l'organisation- Rigueur- RéactivitéL’établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ».AgroParisTech se structure autour de 5 départements de formation et de recherche, 24 unités de recherche, 1 ferme expérimentale, 1 halle technologique, 5 tiers-lieux ouverts dits « InnLab » et compte 3000 étudiants dont 12% de doctorants et 250 enseignants, enseignants-chercheurs et cadres scientifiques.AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon, l’unité de recherche et développement ABI à Reims et l’antenne d’Orléans.