Assistant·e administratif·ve du/de la directeur·trice

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du Directeur et en lien étroit avec les chefs de service, vous assurez un rôle clé dans la coordination et le bon fonctionnement de la direction. À ce titre, vous serez amené·e à :

- Organiser et coordonner les activités et agendas des cadres de la direction
- Réaliser, mettre en forme et suivre divers documents administratifs et travaux de bureautique
- Assurer le suivi des projets et des activités de la direction
- Accueillir et orienter les interlocuteurs au secrétariat (accueil téléphonique et physique)
- Organiser et planifier les réunions, préparer les dossiers et assurer leur suivi

Véritable appui au Directeur et aux chefs de service, vous contribuez au bon fonctionnement de la direction et à la coordination des activités administratives.

Missions / conditions d'exercice

Vous serez amené·e à :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public et garantir une qualité de service conforme aux engagements de la démarche Qualité Accueil
- Organiser et coordonner l'activité de la direction : gestion des agendas, prise de rendez-vous, planification de réunions et gestion des déplacements
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (courriers, comptes rendus, notes) et assurer le suivi du courrier
- Suivre l'activité de la direction à travers la mise à jour de tableaux de bord, le reporting et la participation au pilotage des projets
- Assurer le suivi administratif et RH de la direction (gestion des congés, absences, formations, remplacements, outils RH)
- Gérer et organiser l'information : classement, archivage, mise à jour des dossiers et centralisation des besoins de la direction
- Participer à la vie de la structure en contribuant aux projets, à l'accueil des nouveaux arrivants et à la consolidation du bilan annuel d'activité

Le Département de l'Hérault compte 50 conseiller·ères départementaux·ales élu·es pour représenter les 25 cantons du territoire. Cette collectivité territoriale de proximité permet d'être au plus près des besoins des 1,2 million d'Héraultais·es. Elle mobilise 5 600 agents dans plus de 120 métiers différents, déployés sur l'ensemble d'un territoire riche et diversifié. Nous intervenons dans des domaines essentiels du quotidien, notamment les solidarités, l'éducation, l'aménagement du territoire, l'environnement...

En rejoignant nos équipes, vous participez à un service public porteur de sens, où l'engagement collectif est valorisé. Pour en savoir plus :

Profils recherchés

Vous êtes reconnu·e pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre discrétion

Vous possédez de solides compétences en bureautique et rédaction administrative

Vous savez gérer les priorités et travailler en lien avec plusieurs interlocuteurs

Vous avez le sens de l'accueil et du service