Assistant en gestion financière et comptable (H/F)

Missions

La personne recrutée participera au pilotage « recettes » de l’activité du service gestion de l’Unité, en lien avec le responsable. Elle réalisera également des actes de gestion financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion comptable publique. La personne recrutée sera placée sous la responsabilité hiérarchique directe du responsable du service gestion.

Activités

Activités principales :
Recettes
• Assurer le suivi budgétaire des recettes (contrats, subventions, cotisations, prestations)
• Mettre en place et alimenter les outils pour l’information sur l’encaissement des prestations des différentes parties prenantes (plateformes, UMR)
• Mettre en place les matrices de devis des plateformes, les faire évoluer
• Faire appliquer les procédures d’encaissement des prestations. Proposer et, le cas échéant, mettre en œuvre des améliorations
• Accompagner au pilotage des « activités recettes », rendre compte à l'aide de tableaux de bord et alerter
• Intégrer les données recettes, contrôler leur validité et leur cohérence dans les logiciels de gestion
• Coordonner les réponses aux enquêtes « Recettes » des tutelles

Contrats de recherche
• Collecter et centraliser les données liées aux subventions accordées. Avec la responsable de l’administration et du pilotage de l’unité, mettre en place la programmation financière associée
• Alimenter les outils de suivis. S’assurer du respect des conditions et calendriers
• Produire et collecter les pièces justificatives

Tarification
• Collecter les données financières pour préparer les dossiers de demandes d’autorisation de facturation
• Avec le responsable, accompagner la plateforme pour ses calculs de coûts, interagir avec les différents acteurs des dossiers (tutelles, plateformes, UMR) et assurer un suivi des dossiers en son absence

Activités secondaires :
• Suivre l'évolution des procédures financières et comptables, transmettre les informations
• Traiter les dépenses et demandes de missions et assurer la facturation de prestations d’un portefeuille de plateformes
• En appui du responsable, suivre la mise en place de marchés et en assurer un suivi en son absence.
• Communiquer avec les usagers, les responsables des budgets, les autres services de BioCampus et les structures externes
• Contribuer à la vie générale du service

Compétences

Connaissances :
• Règles financières et budgétaires (GBCP) et de leur application dans le contexte de la gestion publique
• Modes de fonctionnement des administrations publiques et de l’ESR
• Organisation de l'ESR
• Outils et systèmes d’information de gestion budgétaire et comptable (Geslab, SIFAC, SIFAC+)
• Comptabilité analytique
• Connaissance des spécificités de la gestion de la recherche et des multiples tutelles
• Environnement et réseaux professionnels
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles Savoir-faire :
• Structurer et contrôler la légalité puis la régularité des opérations
• Établir, à partir du système d'information des établissements tutelle de l’unité, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
• Capacité à analyser des données comptables et financières
• Utiliser les fonctionnalités avancées d'un tableur
• Utiliser les outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières
• Mettre en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations
• Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Rendre compte de son activité
• Savoir travailler en équipe
• Savoir adapter sa communication en fonction de son interlocuteur (usagers, responsables de budgets, autres services de l'établissement et structures externes)

Compétences comportementales Savoir-Être :
• Capacité d’écoute
• Sens relationnel
• Disponibilité
• Sens de l’initiative
• Rigueur / Fiabilité

Contexte de travail

BioCampus Montpellier – CNRS UAR3426 – INSERM US09 – UM regroupe 19 plateformes technologiques réparties en plus de 70 plateaux techniques au sein des laboratoires de recherche des pôles Biologie-Santé et Agronomie/Environnement/Biodiversité de Montpellier et de ses environs. 295 agents, affectés ou non à l'UAR, travaillent sur ces plateformes. Les plateformes sont soutenues par sept services supports animés par une quinzaine d'agents (gestion financière et comptable, gestion RH, qualité, systèmes d'information et réseaux, hygiène et sécurité, ateliers technologiques, formation du personnel).

La personne recrutée exercera son activité en appui de l'administratrice/secrétaire générale de l'unité et sera spécifiquement chargée du pilotage financier. Le service financier de l'unité est dirigé par un responsable titulaire AI à temps plein qui encadre une équipe de six agents. Quatre sont titulaires/CDI (de niveau AT et T, pour un total de 2,05 ETP) et deux sont contractuelles à durée déterminée (AT/AI, 2 ETP). L’unité gère en moyenne un budget d’environ 7 M€ annuels (hors reports) dont 4M€ issus d’environ 2400 prestations de service facturées et 3M€ de subventions de recherche, une vingtaine d'autorisations de facturation et plusieurs dizaines de marchés de fourniture d'équipements ou de service/maintenance par an.

Contraintes et risques

Continuité de service pour l'organisation des congés