Assistant(e) de direction H/F

Le Crous de Montpellier Occitanie est un établissement public administratif dont la mission est l'accompagnement des étudiants dans la réussite de leurs études.

600 personnes sont au service de près de 110 000 étudiants de l'académie dans les domaines des aides financières, de l'hébergement, de la restauration, de l'action sociale et de l'action culturelle.

Le parc de logement mis à la disposition des étudiants comprend plus de 10 500 lits au sein de 8 cités et 30 résidences universitaires. 2 100 000 repas sont servis au sein des 33 structures de restauration que compte l'établissement (restaurants, cafétérias, brasseries…).

Le budget de l'établissement s'élève à 70 M€ (crédits de paiement) dont 24 M€ pour les seules dépenses d'investissement.

Plus de 118 M€ sont versés annuellement sous forme de bourses à plus de 38 000 étudiants

La secrétaire de direction assure l'assistance administrative, organisationnelle et logistique de la Direction générale. Elle contribue au bon fonctionnement des instances de gouvernance et garantit la qualité du traitement des informations et des dossiers confiés à la Direction.

Activités principales :

Assistance à la Direction

• Gérer l'agenda de la Directrice Générale et de la Directrice adjointe et organiser les rendez-vous.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Préparer, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Assurer le suivi des parapheurs et des circuits de validation.
• Organiser les déplacements professionnels et les réservations nécessaires.
• Filtrer et prioriser les sollicitations adressées à la Direction.

Gestion administrative

• Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par la Direction.
• Centraliser et diffuser les informations auprès des services.
• Classer et archiver les documents papier et numériques.
• Suivre les échéances et relancer les interlocuteurs concernés.
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi.

Organisation des réunions et instances

• Préparer les Conseils d'Administration des CA (convocations, dossiers, power-points, mise en place logistique, convocations), participer à l'élaboration des procès-verbaux)
• Préparer les dossiers destinés aux administrateurs, assurer la diffusion des délibérations et documents réglementaires.
• Veiller au respect des échéances administratives liées aux instances.

• Élaborer les convocations aux réunions et transmettre les documents préparatoires, assurer la logistique des réunions.

Autres missions

• Assurer la circulation de l'information entre la Direction et les services.
• Participer à la rédaction de notes d'information.
• Contribuer à la mise à jour des outils collaboratifs et documentaires.
• Participer à l'organisation d'événements (inaugurations, moments conviviaux de fin d'année, …)
• Assurer le suivi global des grèves

Assurer le suivi et les commandes des fournitures du service