Chargé du déploiement d’outils de pilotage du PUI (F/H)

À propos de nous Une université d'excellence Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l'Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l'éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d'innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l'Université de Montpellier s'articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s'appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d'Innovation (PUI). Une université engagée Vigilante envers toutes formes de discriminations, l'Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l'égalité entre femmes et hommes et pour l'inclusion des personnes en situation de handicap. Elle est attachée aux fondements du service public, à la laïcité, à l'égalité des chances et à l'accès de tous aux savoirs. Elle promeut les valeurs académiques telles que l'éthique, l'intégrité scientifique et la liberté universitaire. L'UM place enfin le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable. Dans le cadre de ses engagements, l'université promeut le CV sans photographie. Structure de rattachement : Direction des programmes structurants (DPS) Mission Intitulé du projet : Pôle Universitaire d'Innovation Acronyme du projet : PUI Durée globale du projet : 4 ans Description sommaire du projet : Le Pôle Universitaire d'Innovation labellise l'Université de Montpellier comme organisation capable de rendre plus lisible l'offre de transfert de connaissances et de technologies et de fluidifier les relations et les partenariats public-privé. Le projet est porté par l'UM, cheffe de file, qui œuvre pour le compte de l'ensemble de membres du PUI. Le projet PUI prévoit 10 actions à déployer avant fin 2027, et bénéficie d'un financement de 9 M€. Mission principale : Rattaché·e à la Direction des Programmes Structurants, au sein de l'équipe projet PUI, et placé·e sous la responsabilité hiérarchique de la chargée de projet, en lien étroit avec les autres directions de l'UM impliquées, le/la Chargé.e de déploiement d'outils de pilotage du PUI assurera :

• le déploiement d'un outil de suivi des projets (CRM) accompagnés par le PUI ;
• l'appui à la conception d'un outil de collecte des indicateurs du PUI, en s'appuyant notamment sur l'outil de gestion de données GRIST ainsi que sur les travaux menés par l'équipe de l'Agence Nationale de la Recherche (ANR) en charge du pilotage stratégique par la donnée.

Vous exercerez des fonctions polyvalentes consistant notamment :

• à superviser la mise en œuvre du cahier des charges de l'outil de suivi de projets (CRM), en étroite collaboration avec un agent de la Direction de l'Innovation et des Partenariats (DIPA) et en lien avec un prestataire extérieur ;
• à analyser les besoins et les contraintes des membres fondateurs du PUI afin d'adapter les fonctionnalités de GRIST à la remontée des indicateurs, dans un environnement inter-directionnel et multi-tutelles.

Définition des tâches à accomplir : 1. Analyse des besoins et structuration du dispositif de pilotage

• Recenser les besoins de l'équipe de pilotage et des membres fondateurs du PUI, à travers des groupes de travail et des entretiens ciblés.
• Formaliser la chaîne logique du PUI (intrants → actions → résultats → impacts) servant de socle au pilotage par la donnée.
• S'appuyer sur le référentiel existant d'indicateurs afin de préciser les niveaux de granularité attendus (établissement, dispositif, projet, bénéficiaire, etc.).
• traduire les besoins métiers en spécifications fonctionnelles et techniques.

2. Organisation et gestion des données

• Définir la gouvernance des données : identification des sources, rôles et responsabilités, périodicité de collecte, règles de gestion.
• Modéliser le schéma de données dans le CRM et dans GRIST (tables, relations, structuration des champs) et les flux d'ingestion et d'alimentation des données (automatisés ou semi-automatisés).
• Mettre en place des règles de normalisation des saisies et des contrôles qualité (complétude, cohérence, détection des doublons, validation).
• Organiser les synchronisations périodiques et assurer la traçabilité des modifications et des contributions.
• Veiller au respect des exigences de sécurité et de confidentialité des données dans un environnement inter-directionnel et multi-tutelles.

3. Paramétrage et exploitation des outils

• Créer les relations entre les tables, les vues opérationnelles et les systèmes de permissions.
• Développer les formules, automatisations, indicateurs calculés et tableaux de bord nécessaires au pilotage.
• Structurer des espaces de consultation adaptés aux différents profils d'utilisateurs.
• Assurer l'évolutivité des outils en fonction des besoins exprimés.

4. Déploiement des outils et accompagnement des utilisateurs

• Produire des notes d'analyse et d'aide à la décision.
• Organiser le déploiement opérationnel des outils (GRIST et CRM) et leur appropriation auprès des directions et équipes concernées.
• Animer des sessions de formation (collectives et individuelles) adaptées aux profils utilisateurs.
• Élaborer des supports pédagogiques (guides utilisateurs, procédures, fiches pratiques, FAQ).
• Assurer un support fonctionnel de premier niveau et identifier les besoins d'évolution.

Description précise de l'évènement ou du résultat objectif déterminant la fin de la relation contractuelle ainsi que les modalités d'évaluation et de contrôle de ce résultat : Déploiement et mise en service des outils de pilotage du PUI : CRM de suivi des projets et outil de collecte des indicateurs. Profil Qualifications / Domaine de formation demandé : Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Bonne maîtrise d'outils de gestion et de traitement des données, notamment Excel avancé (Power Query) et d'outils d'automatisation tels que Power Automate (ou Make/Zapier)
• Connaissance d'outils de gestion de bases de données ou de plateformes collaboratives de type Airtable, Notion ou équivalent.
• Connaissance des principes de gouvernance des données : normalisation, traçabilité, qualité des données, gestion des droits d'accès et sécurité.
• Connaissance d'outils de data visualisation (Power BI, Looker Studio ou équivalent) et capacité à concevoir des tableaux de bord simples à partir d'indicateurs.
• Connaissance des principes de modélisation de données (structuration en tables, relations, dictionnaire de données, règles de qualité et de cohérence).
• Une expérience dans le déploiement ou l'administration d'un CRM, et dans l'utilisation de l'outil GRIST, serait appréciée ; à défaut, forte capacité d'appropriation rapide de nouveaux outils numériques.
• Notions de SQL ou capacité à manipuler des scripts simples pour l'exploitation de données.

Savoir-faire opérationnels :

• Recueillir, analyser et formaliser les besoins métiers à travers des entretiens, ateliers et groupes de travail.
• Faire preuve d'une excellente capacité de communication orale et écrite, adaptée à des interlocuteurs variés.
• Élaborer des bilans, rapports d'activité et notes d'analyse structurés, clairs et synthétiques.
• Concevoir et animer des ateliers selon une approche pédagogique, participative et orientée résultats.
• Accompagner le déploiement d'outils numériques et assurer la formation des utilisateurs.
• Maîtriser les codes et le fonctionnement des écosystèmes de l'innovation et de l'enseignement supérieur et de la recherche (ESR / PUI).
• Comprendre les enjeux et les contraintes de la gestion de projet dans un contexte de recherche, d'innovation et de financements publics.

Savoir-être :

• Autonomie, rigueur et fiabilité
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Organisation et gestion des priorités
• Polyvalence et sens de l'organisation
• Aisance relationnelle et sens du travail en équipe ; diplomatie, écoute, capacité à collaborer
• Adaptabilité et agilité : souplesse face aux ajustements organisationnels ou techniques
• Force de proposition et réactivité : capacité à identifier des axes d'amélioration, esprit d'initiative

Profil souhaité : Formation Bac +5 (école d'ingénieur, data/BI, systèmes d'information, économie-gestion publique ou équivalent). Une expérience dans le pilotage par la donnée, la structuration d'indicateurs ou le déploiement d'outils de suivi d'activité serait appréciée. Rejoindre l'université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif. Nos avantages :

• Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes
• Jusqu'à 46 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h30)
• Temps de travail aménageable
• Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)
• Restauration collective
• Aide et prestations sociales
• Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville
• Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l'université
• Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d'éligibilité Informations complémentaires : Rémunération : de 2325€ à 2760€ bruts mensuels, dont 200€ d'indemnité mensuelle des agents contractuels (prime) Prise de poste : Juin Type de contrat : CDD de catégorie A Durée du contrat : 12 mois Clôture des candidatures : 22/05/2026