Chargé·e de la logistique, de l’hospitalité et de l’accueil

Secteur

Danse

Description de l'entreprise/de l'organisme

La nouvelle Agora, Cité Internationale de la Danse réunissant le Centre Chorégraphique National de Montpellier Occitanie et le Festival Montpellier Danse porte et déploie un projet innovant et ambitieux incarné par une direction collective formée de Jann Gallois, Dominique Hervieu, Pierre Martinez et Hofesh Shechter.

Elle remplit plusieurs missions fondamentales pour l’art chorégraphique : création, production, diffusion, enseignement universitaire, programmation d’un festival majeur et d’une saison danse, éducation artistique et soutien à l’émergence dialoguent et se renforcent mutuellement au sein d’une seule structure.
Créé en 1981, le Festival Montpellier Danse est un événement majeur de l’art chorégraphique accueillant chaque année les chorégraphes les plus importants mais aussi les jeunes talents.
Le Festival est chaque année le rendez-vous de centaines de journalistes et professionnels nationaux et internationaux.
La 47ème édition du Festival Montpellier Danse aura lieu en juin-juillet 2027.

Description du poste

Position dans l’organigramme

Rattaché·e à la Déléguée aux relations extérieures et aux résidences artistiques, la/le Chargé·e de la logistique, de l’hospitalité et de l’accueil intervient en transversalité avec :
• l’ensemble des pôles de l’Agora (production, formation, communication, administration, relations publiques, technique),
• les équipes accueil, billetterie et hospitalité,
• les artistes, compagnies accueillies et partenaires extérieurs.

Positionnement du poste
Dans le cadre du projet de l’Agora, Cité internationale de la Danse, qui articule création, diffusion (saison et festival), résidences et formation, la/le Chargé·e de la logistique, de l’hospitalité et de l’accueil occupe une fonction centrale dans la mise en œuvre opérationnelle des activités.
Elle/Il garantit :
• la qualité et la fluidité de l’accueil des artistes des partenaires et des professionnels,
• la coordination des opérations entre les différents services pour assurer la centralisation des informations nécessaires à la logistique d’accueil.
Ce poste contribue directement à la qualité d’exécution des projets et à l’image de professionnalisme de l’Agora.

Missions principales
1. Organiser l’hospitalité des artistes et des partenaires
• Organiser l’accueil des artistes, compagnies et partenaires (transports, hébergements, restauration, logistique locale)
• Assurer la relation avec les prestataires (hôtels, transporteurs, restaurateurs, etc.)
• Garantir la qualité des conditions d’accueil sur les lieux de spectacles en veillant à la mise en place du catering pour les artistes et techniciens.

2. Assurer la coordination logistique des activités de l’Agora
• planifier les besoins logistiques de la saison, du festival, des résidences, formations et événements ;
• coordonner l’aménagement des espaces avec les différents pôles ;
• organiser les interventions des prestataires (ménage, entretien, mobilier, installations…) ;
• assurer la circulation et la centralisation des informations nécessaires au bon déroulement des activités.
• Être un point de contact opérationnel pour les compagnies accueillies et les partenaires

3. Organiser les événements institutionnels et les temps d’hospitalité
• coordonne l’organisation logistique des réceptions, cocktails, cafés d’accueil et événements institutionnels ;
• organise l’accueil des partenaires, délégations, professionnels, mécènes et invités ;
• assure la logistique des opérations de mécénat, des privatisations et des événements partenariaux en lien avec les équipes concernées ;
• coordonne l’exploitation du Bar de l’Agora en saison et pendant le Festival Montpellier Danse, en lien avec le prestataire, et veille à son bon fonctionnement logistique ;
• veille à la qualité globale de l’expérience d’accueil et au respect des exigences propres à chaque événement ;
• assure, selon un planning établi, tout ou partie des astreintes téléphoniques et/ou présentielles nécessaires à la continuité des activités d’hospitalité et d’accueil de l’Agora.

Missions secondaires
• Contribuer à l’optimisation des procédures logistiques (outils, planning, suivi)
• Participer à la structuration des méthodes de travail entre les pôles
• Être force de proposition pour améliorer l’organisation des tournées et de l’accueil

Description du profil recherché

Compétences :
• Excellente capacité d’organisation, de planification et d’anticipation ;
• Aptitude à coordonner plusieurs projets simultanément ;
• Sens du service et de l’accueil ;
• Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office 365 notamment Excel, Outlook et Teams, Sharepoint…).
• Connaissance d’un logiciel de planification et de gestion d’activités ; la maîtrise du logiciel DIESE serait un atout.
• Bonne maîtrise de l’anglais, permettant d’assurer en autonomie l’accueil, l’accompagnement et les échanges avec des compagnies, artistes et partenaires internationaux.
• Permis B fortement recommandé compte tenu des déplacements réguliers liés aux activités de l’établissement.

Description de l'expérience recherchée

Formation :
• Formation supérieure (Bac +2 à Bac +5) en gestion de projets culturels, événementiel, tourisme, logistique ou domaine équivalent.
• Expérience souhaitée dans un établissement culturel, un festival ou une structure événementielle.

Autre :
Permis B souhaité.