ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF/TIVE DE DIRECTION - F/H

URBAT Promotion, promoteur constructeur depuis 1975, intègre l'ensemble des métiers de la promotion immobilière : depuis la recherche foncière jusqu’au SAV, en passant par la commercialisation et la maîtrise d’œuvre d’exécution. Notre siège social est à Montpellier et nous avons plusieurs implantations dans le sud de la France.

Vous êtes un(e) pro de l'organisation ? Vous avez une appétence pour la gestion administrative polyvalente ? Vous souhaitez être au cœur des sujets afférents à la direction et aux services généraux ? Vous aimez organiser des évènements pour les salariés ? Ce poste est fait pour vous !

Placé au cœur de l’organisation générale de l’entreprise, l’Assistant(e) administratif/tive de direction est un appui(e) pour la direction générale, il /elle maîtrise l’agenda global et réalise toutes les tâches administratives afférentes à la bonne marche générale de l’entreprise, il/elle réalise l’assistanat du département Juridique et Services généraux et participe à l’organisation des événements à destination des salariés

Ce poste se découpe donc en une partie d’assistanat polyvalent en lien avec la direction et une partie administrative et juridique.

Qu’est-ce que les services généraux ? C’est le service qui gère tous les sujets en lien avec des prestataires extérieurs en rapport avec nos locaux et l’organisation globale de l’entreprise.

1. Assistanat polyvalent

· Tenue de l’agenda général de l’entreprise et communications à ce sujet : Comité de direction, Réunions opérationnelles, Comités etc.

· Rédaction des comptes-rendus des réunions auxquels il est amené à participer

· Coordination, en interne et en lien avec le groupe, des préparations des ordres du jour et des dossiers pour les comités, afin de respecter le délai de dépôt sur la plateforme

· Communications pour le compte de la direction auprès de l’ensemble des salariés

· Organisation des déplacements de la direction

· Organisation d’événements : séminaires, formations

2. Assistanat juridique et services généraux

L’Assistant(e) administratif/tive de direction accompagne la Directrice Juridique et Services généraux en prenant en charge les missions suivantes :

· Gestion du courrier et des appels entrants

· Vérification de conformité de pièces et de documents administratifs

· Prise en charge de tâches de secrétariat juridique : gestion de contrats, de courrier, de conformité réglementaire, classement, copies de documents

Vous bénéficiez d’une expérience d’au moins 7 ans sur un poste similaire, idéalement comportant de l’assistanat juridique, et pourrez mettre en avant les compétences suivantes :

· Excellente maîtrise d’Outlook et de la suite bureautique

· Excellente capacité rédactionnelle

· Gestion de projets, tels que les déménagements ou les changements de prestataires de services généraux

· Capacité de négociation

· Discrétion et sens de la confidentialité

· Excellent relationnel, sens du service

· Capacité d’adaptation et de priorisation

· Haut niveau de rigueur

ATTENDUS DU POSTE ET CRITERES DE PERFORMANCE

· Tenue des délais pour les dossiers des comités

· Fluidité dans l’agenda global de l’entreprise et la communication associée

· Autonomie dans le contrôle des contrats types, la rédaction des courriers types

· Réactivité en toutes circonstances

CONDITIONS DE TRAVAIL

· Rattachement hiérarchique à la Directrice générale

· 39h avec des RTT - Statut non-cadre

· Poste basé au siège social à Montpellier

· Poste ouvert aux personnes RQTH et à mobilité réduite

· Rémunération selon profil, sur 13 mois

· Avantages salariaux : carte titres restaurant avec prise en charge employeur de 60% / Chèques vacances / Intéressement / Participation aux transports en commun à 50% / Complémentaire santé avec prise en charge employeur 60%

Entity

URBAT, Promoteur constructeur depuis 1975, implanté dans le Sud de la France (Lyon, Marseille, Montpellier, Toulon, Toulouse, Fréjus, Perpignan, Avignon, Nîmes,) représentant une offre de 2 500 logements en cours de construction par an, a pour objectif de développer dans les 3 années à venir son chiffre d'affaires de 25 % dans chacune de ses implantations géographiques. Pour réaliser ses opérations, URBAT intègre l'ensemble des métiers de l'immobilier depuis la recherche foncière jusqu'au SAV, en passant par la commercialisation et la maîtrise d'œuvre d'exécution.