Assistant(e) Opérationnel(le) Transverse - Immobilier d’Entreprise

Finalité du poste : Au sein d’une petite équipe Immobilier d’Entreprise, l’Assistante opérationnelle transverse occupe un rôle clé de support administratif, opérationnel et organisationnel.

Polyvalente, elle intervient sur deux axes complémentaires :

• Assistanat Programmes (suivi des opérations immobilières),

• Assistanat ADV / commercial (administration des ventes, relation clients et partenaires).

Elle contribue à la fluidité des opérations, à la fiabilité des données, au respect des délais et procédures, et à la coordination entre les équipes internes et les interlocuteurs externes, depuis la phase opérationnelle jusqu’à la livraison et la facturation.

 Environnement de travail : Le poste s’exerce au sein d’une structure à taille humaine, impliquant :

• une forte polyvalence,

• une proximité avec les opérationnels,

• une diversité d’interlocuteurs (internes et externes),

• une gestion simultanée de sujets administratifs, commerciaux et opérationnels.

Interactions régulières avec :

• l’équipe Immobilier d’Entreprise,

• les clients, partenaires, notaires, prestataires,

Missions principales

1 - Assistanat Programmes (opérationnel immobilier)

• Assurer le suivi administratif des opérations d’immobilier d’entreprise (dossiers programmes, conventions, contrats, courriers).

• Constituer, mettre à jour et fiabiliser les dossiers opérationnels (documents techniques, administratifs et contractuels).

• Assister l’équipe dans le suivi des plannings et des jalons clés des opérations.

• Préparer et assurer le suivi des comptes rendus de réunions (internes ou externes).

• Contribuer à la coordination des intervenants (prestataires, partenaires, services internes).

• Participer à la préparation des phases de livraison / clôture des opérations (documents de fin d’opération, archivage).

• Alerter sur les écarts, retards ou incohérences constatés dans le périmètre administratif.

2 - Assistanat ADV / commercial

• Assurer la gestion administrative des ventes :

  • suivi des dossiers clients,

  • préparation et contrôle des pièces contractuelles,

  • coordination avec les partenaires (notaires, finance, juridique).

• Participer à la facturation , au suivi des encaissements et à la transmission des éléments aux équipes Finance.

• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi commercial / ADV .

• Assurer l’interface administrative entre les équipes commerciales, les clients et les partenaires.

• Contribuer au suivi des demandes clients et à la qualité de la relation client .

• Participer à l’amélioration continue des process ADV et outils de suivi .

Missions transverses

• Assurer un support administratif global à l’équipe Immobilier d’Entreprise.

• Gérer l’organisation administrative du quotidien (classement, archivage, mise à jour des bases documentaires).

• Faciliter la circulation de l’information entre les équipes et les interlocuteurs externes.

• Être force de proposition sur l’optimisation des méthodes de travail et des outils.

Compétences requises

Savoir (connaissances techniques)

• Environnement de l’immobilier (idéalement immobilier d’entreprise ou promotion).

• Notions d’administration des ventes et de gestion contractuelle.

• Compréhension des processus d’une opération immobilière.

• Bases de la facturation et du suivi financier.

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, outils collaboratifs).

Savoir-faire (compétences opérationnelles)

• Organiser et suivre des dossiers techniques et administratifs.

• Coordonner des interlocuteurs multiples, internes et externes.

• Suivre des plannings et gérer des échéances.

• Mettre en place et alimenter des outils de suivi et de reporting.

• Gérer les priorités et les imprévus.

• Communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral.

Savoir-être (qualités humaines et professionnelles)

• Rigueur et sens de l’organisation.

• Polyvalence et adaptabilité.

• Disponibilité pour s’adapter aux cycles des programmes.

• Réactivité et capacité à gérer le stress.

• Aisance relationnelle et esprit d’équipe.

• Autonomie et sens de l’initiative.

• Fiabilité, discrétion et sens des responsabilités.

Profil recherché

Issu(e) d’une formation Bac +2 minimum (BTS, DUT ou Licence professionnelle) en assistanat, gestion , administration ou immobilier , vous disposez idéalement d’une première expérience réussie sur un poste d’assistante opérationnelle, assistante programmes, assistante ADV ou assistante commerciale.

Vous êtes à l’aise dans des environnements opérationnels et polyvalents, nécessitant rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.

Une expérience dans le secteur de l’immobilier ou dans un environnement technique et structuré constitue un réel atout.

Nature du contrat

• CDD - remplacement de congé maternité

• Durée du contrat : mars 2026 à septembre 2026 (6 mois)