ASSISTANT(E) DE DIRECTION

PRESENTATION DU POLE / DIRECTION
La Direction des Ressources Humaines est chargée de la gestion du personnel non
médical du CHU, de son recrutement à sa retraite en passant par les diverses
étapes d'une carrière professionnelle (maladie, avancement, formation, etc.).
DEFINITION
L'assistant(e) de direction accompagne les Directeurs des Ressources Humaines afin
de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de leur activité.
En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère,
coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à les seconder :
gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de
dossiers
Il/elle assure également le fonctionnement courant de la direction à travers le
traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications
téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la Direction.
ACTIVITES PRINCIPALES
Organisation de l'emploi du temps des Directrices des Ressources Humaines
Prise de rendez-vous, gestion des agendas, organisation et suivi des
déplacements (ordre de mission, frais de déplacement, billets de train,
véhicules), préparation des dossiers ;
Planification et organisation de réunions internes et externes annuelles ou
ponctuelles (réservation de salle, convocations des participants, préparation des
dossiers, envoi des documents).
Gestion du secrétariat
Accueil physique et téléphonique (information, orientation, public externe et
agent du CHU) ;
Lancement et suivi des commandes (papeterie, prestation café) ;
Gestion des déménagements du service.
Gestion et suivi des correspondances RH
Traitement du courrier entrant et sortant de la DRH (interne et externe, gestion
via la GED, tri, diffusion) ;
Mise en forme de courriers, rapports, notes et reproductions de documents.
ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE
Organisation des Journées d'Accueil des Nouveaux Recrutés
Planification des dates sur les agendas des intervenants (en lien avec les disponibilités de la Directrice Générale) et diffusion de la note de service ;
Réservation des salles (amphi Lapeyronie et salles de réception La Colombière) ;
Logistique en amont et en aval des journées : mise à jour des listes des nouveaux agents, envoi des convocations (agents et cadres, par mail et voie interne), commande des prestations (pause-café, buffet), reprographie, mise en place logistique et présence le jour de la session d'accueil, etc.
Activités complémentaires en fonction des besoins ponctuels de la direction
CAP/CCP
ETH
Elections Professionnelles
PARTICULARITES DU POSTE
Poste bénéficiant de la NBI ;
Permanence à tenir jusqu'à 17h30 en alternance avec l'autre assistante.
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES (internes et externes)
Direction Générale ;
Directions de site et fonctionnelles du CHU ;
Direction Coordination Générale des Soins ;
Organisations syndicales ;
Attachés d'Administration Hospitalière de la DRHF ;
Les secteurs de la DRHF ;
Tout agent du CHU ou toute personne extérieure à l'établissement ;
Les acteurs externes : autres établissements, ARS, etc.
LIAISONS HIERARCHIQUES
- Directrice des Ressources Humaines et de la Formation Continue
- Directrices adjointes des Ressources Humaines et de la Formation Continue
LIEU D'EXERCICE
Secteur : Direction des Ressources Humaines et de la Formation Continue
Activité du poste : 100%
Horaires : 8h-16h ou 9h30-17h30 ou 8h30-16h30
Repos : week-end et jours fériés