Assistante en gestion administrative - h/f

Description entreprise :

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique. Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

Description du poste :

Le poste est à pourvoir au sein de l’unité PCCEI, une unité mixte de recherche pluridisplinaire, composée de chercheurs, ingénieurs, universitaires et hospitalo-universitaires. Elle est répartie sur deux sites : la Délégation régionale Occitanie Méditerranée à Montpellier, l’hôpital Pierre Zobda-Quitman à Fort-de-France. Compétente dans le domaine de la recherche en infectiologie, l’unité PCCEI défend une recherche translationnelle, entre clinique et fondamentale, sur la transmission du VIH, les infections chroniques et émergentes associées. Elle mène ainsi des projets en étroite collaboration avec les hôpitaux régionaux et ceux des Antilles, mais également à l’échelle internationale, avec les pays du Sud (Afrique subsaharienne et Asie du Sud-Est).

 

Mission principale : 

La personne recrutée aura pour principale mission de seconder la Responsable Administrative et Financière de l'unité dans toutes ses activités administratives et organisationnelles et d'assurer la gestion administrative interne quotidienne de l'unité.

Principales activités :

• Assurer l’organisation et le suivi des déplacements (réservation voyage, ordre de mission, remboursement de frais)
• Contrôler les demandes d’achat avant d’en établir les engagements financiers
• Procéder aux opérations de dépenses (saisir, engager, contrôler les commandes) dans le respect des budgets alloués, des procédures interne à l'unité, des règles de la commande publique et de la tutelle et des exigences du financeur
• Répondre aux demandes des services financiers et comptables des tutelles en matière de suivi des dépenses
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Réceptionner (physiquement) les commandes/courrier et en assurer la bonne transmission aux personnes concernées
• Instruire les dossiers d'accueil des stagiaires et en assurer le suivi (conventions de stage, contrôle des pièces, gestion des gratifications)
• Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
• Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion

 

Environnement de travail : 

• Travail sur écran
• Port de charges (réception des colis)
• Sollicitations fréquentes au quotidien

 

Temps de travail :

• Temps complet (100%)
• Nombre d’heures hebdomadaires : 38h30
• Congés Annuels et RTT : 32 jours de CA et 13 jours d’ARTT

Profil recherché :

Connaissances : 

• Connaissances générales du fonctionnement des établissements publics
• Connaissances générales de la règlementation financière et comptable publique
• Connaissances approfondies des techniques de gestion administrative

Savoir-faire :

• Capacités en organisation et gestion des priorités, permettant d’assurer la gestion des agendas et des rendez-vous, la préparation des réunions et événements, ainsi que le respect des échéances
• Maîtrise des outils bureautiques courants (traitement de texte, tableurs, outils de présentation) et aisance dans l’utilisation des environnements informatiques
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à gérer simultanément plusieurs missions
• Capacité à analyser les situations, à résoudre les problématiques rencontrées et à prendre des décisions rapides et pertinentes
• Capacité à hiérarchiser les sollicitations et à y apporter des réponses adaptées et professionnelles

 

Savoir-être : 

• Autonomie
• Attitude pro-active
• Rigueur et sens de l’organisation
• Grande polyvalence et disponibilité
• Discrétion et confidentialité pour gérer les informations sensibles
• Flexibilité et adaptabilité pour s'adapter aux changements de dernière minute et aux demandes imprévues
• Aptitude à travailler en équipe et à communiquer avec les différents niveaux hiérarchiques

 

Niveau d'expérience : 

Une première expérience significative sur un poste similaire sera fortement appréciée.

 

Niveau de diplôme : 

• Bac +2 à Bac +3 (BTS, DUT, Licence professionnelle)
• Niveau B2 ou C1 en anglais