Assistant·e administratif·ve en équipe relais de la DGA ASEF H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

En rejoignant l'Équipe Relais Soutien de la DGA ASEF, vous devenez un acteur clé de la continuité du service public départemental. Sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service adjointe et l'autorité fonctionnelle du chef de service de l'unité de travail qui vous accueille, vous intervenez sur l'ensemble du territoire pour des missions de remplacement au sein des services de la DGA ASEF. Ces missions, d'une durée habituelle de 15 jours à 3 mois (pouvant aller jusqu'à 6 mois à titre dérogatoire), vous placent au coeur de la solidarité territoriale.
Dans un esprit de pluridisciplinarité et de mutualisation, vous travaillez à garantir une couverture sociale et médico-sociale optimale. Vous assurez non seulement la continuité de l'accueil et de la prise en charge du public, mais vous veillez également au maintien sans faille de la chaîne de traitement administratif du département.

Missions

Accueil et accompagnement des usagers :
* Vous accueillez, informez et orientez les usagers avec professionnalisme (accueil physique et téléphonique)
* Vous participez activement à la mise en oeuvre de la démarche "Qualité Accueil".
* Vous réalisez une pré-évaluation des demandes pour faciliter la prise en charge.
* Vous assurez la prise de rendez-vous pour les Travailleurs Médico-Sociaux (TMS) et Sociaux (TS) au sein des services territoriaux (STS et STPMI).
Suivi administratif et technique :
* Vous assurez le suivi administratif des dossiers des familles et des adultes vulnérables (notamment pour les mesures MASP).
* Vous veillez au respect des échéances critiques : informations préoccupantes, dispositifs de Protection de l'Enfance, contrats d'engagement réciproques et mesures d'accompagnement.
* Vous gérez le suivi administratif des consultations de PMI et des interventions en écoles maternelles via le logiciel Horus.
* Vous gérez les rendez-vous, les calendriers ainsi que les déplacements des professionnels
* Vous participez aux réunions pluridisciplinaires et vous en rédigez les comptes-rendus.
* Vous alimentez régulièrement les tableaux de bord d'activité.
Support administratif spécifique :
* Vous réceptionnez, triez, clôturez et archivez les courriers ainsi que les ordres de missions du SAMAE.
* Vous assurez la mise à jour, le classement rigoureux et l'archivage des dossiers.
* Vous mettez en forme les rapports rédigés par les professionnels du service.
* Vous préparez les commissions d'agrément et traitez les décisions à retourner au SAMAE.
* Vous gérez les flux de mails et maîtrisez les outils de gestion (Genesis, Outlook, Chronos).
* Vous assurez la logistique du service (fournitures, travaux d'imprimerie) et renseignez les statistiques pour le rapport d'activité.
* Vous gérez les stocks de fournitures de bureau pour garantir le bon fonctionnement du service.
Cadre de travail et collaboration :
* Vous assistez l'activité de l'équipe au quotidien pour en faciliter l'organisation.

Vous exercez vos missions sous la responsabilité hiérarchique du SERS, tout en bénéficiant de l'encadrement technique du responsable du service où vous intervenez. Ainsi vous participez aux réunions du service de remplacement ainsi qu'aux temps d'échange spécifiques de l'équipe relais.

Missions / conditions d'exercice

En rejoignant l'Équipe Relais Soutien de la DGA ASEF, vous devenez un acteur clé de la continuité du service public départemental. Sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service adjointe et l'autorité fonctionnelle du chef de service de l'unité de travail qui vous accueille, vous intervenez sur l'ensemble du territoire pour des missions de remplacement au sein des services de la DGA ASEF. Ces missions, d'une durée habituelle de 15 jours à 3 mois (pouvant aller jusqu'à 6 mois à titre dérogatoire), vous placent au coeur de la solidarité territoriale.
Dans un esprit de pluridisciplinarité et de mutualisation, vous travaillez à garantir une couverture sociale et médico-sociale optimale. Vous assurez non seulement la continuité de l'accueil et de la prise en charge du public, mais vous veillez également au maintien sans faille de la chaîne de traitement administratif du département.

Le Département de l'Hérault compte 50 conseiller·ères départementaux·ales élu·es pour représenter les 25 cantons du territoire. Cette collectivité territoriale de proximité permet d'être au plus près des besoins des 1,2 million d'Héraultais·es. Elle mobilise 5 600 agents dans plus de 120 métiers différents, déployés sur l'ensemble d'un territoire riche et diversifié. Nous intervenons dans des domaines essentiels du quotidien, notamment les solidarités, l'éducation, l'aménagement du territoire, l'environnement...

En rejoignant nos équipes, vous participez à un service public porteur de sens, où l'engagement collectif est valorisé. Pour en savoir plus :

Profils recherchés

Pour remplir ces missions, vous faites preuve d'une grande adaptabilité et d'une polyvalence affirmée. Vous maîtrisez les outils bureautiques et les logiciels de gestion spécifiques au secteur social. Doté·e d'un excellent sens relationnel, vous savez accueillir des publics divers avec neutralité et bienveillance. Votre rigueur, votre capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et votre respect de la confidentialité sont vos meilleurs atouts. La mobilité géographique étant inhérente au poste, vous êtes prêt·e à vous déplacer sur l'ensemble du territoire départemental.