Assistant·e administratif·ve

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

DGA Collèges Culture et Sports
Pôle Vie des Collèges
Direction des Collèges et de la vie éducative
Service fonctionnement des collèges
Montpellier Alco 3

Missions / conditions d'exercice

Missions du métier :
Contribuer aux actes de gestion administrative et assurer un traitement de premier niveau
Missions du poste :
L’Assistant(e) administratif(ve) a pour mission :
- de gérer l’interface du Service Fonctionnement des Collèges avec les établissements concernant les moyens accordés (dotations, mobilier, conventions…)
- d’assurer un traitement de premier niveau et une instruction simple des demandes
- d’assurer des missions d'assistance administrative et de gestion pour pour l’ensemble du Service Fonctionnement des Collèges.

Activités du poste :
Activités métier :
Accueille, informe et oriente les usagers
Applique et/ou contrôle la validité et la conformité d'une procédure, d'une action administrative
Classe et archive
Conçoit les documents demandés en interne et en externe
Diffuse les informations
Gère les bases de données
Participe à l'optimisation de la qualité des coûts et des délais
Participe à l'élaboration des outils d'aide à la décision (tableaux de bord)
Rédige des notes, des rapports, des comptes rendus

Activités poste :
Il/elle contribue activement à la fiabilisation des circuits administratifs, à la traçabilité des échanges avec les établissements et partenaires, et à la structuration des procédures internes.

1/ Gestion administrative concernant les moyens accordés aux collèges :
- Assure la centralisation, l’enregistrement et le suivi du courrier entrant et sortant du service dans l’outil de suivi dédié. Veille au respect des délais de réponse et alerte la cheffe de service en cas de situation sensible ou de retard
- Assure un accueil téléphonique de premier niveau et oriente les interlocuteurs vers le référent compétent,
- Gère la boîte fonctionnelle du service : enregistrement, orientation vers les gestionnaires concernés, suivi des réponses apportées et relances
- Contribue à la mise à jour des fiches de suivi des collèges en lien avec les gestionnaires et l’assistance de direction
- Centralise les procès-verbaux des Conseils d’Administration assure leur classement dans l’espace partagé et tient un tableau de suivi.
- Signale aux gestionnaires concernés les éléments nécessitant une attention particulière (actes financiers, conventions, décisions spécifiques).
- Relance les établissements en cas de document manquant.
- Assiste la Cheffe de service dans diverses tâches administratives :
o Apporte un appui logistique dans l’organisation des réunions
o Soutien administratif dans la clôture du dispositif Equipements Scolaires/EQSC

2/ Activités transversales :

- Veille à la bonne diffusion des informations au sein du service et à l’actualisation des espaces partagés
- Tient et actualise des tableaux de bord administratifs relatifs aux conventions, dotations et échéances importantes en lien avec les tableaux de suivi des gestionnaires
- Assure une relecture formelle des documents produits par le service, signale les incohérences manifestes
- Prépare ou accompagne les agents du service pour les courriers de notification Assure un rôle de référent administratif pour les outils internes (temps de travail, frais de déplacement)
- Organise l’accueil matériel et informatique des nouveaux agents du service
- Apporte un appui logistique lors des manifestations ou réunions transversales
- Peut assurer occasionnellement des tâches administratives de premier niveau relevant des missions du service,
- Propose des améliorations visant à simplifier et sécuriser les circuits administratifs

Profils recherchés

Connaissances :
Classement et archivage
Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
Technique(s) du domaine d'intervention
Organisation et fonctionnement du Département
Qualité : démarche, méthodes, outils
Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

Savoir-faire :
Analyser les données du domaine d'intervention
Conduire une réunion
Constituer et suivre des dossiers administratifs
Répondre aux besoins des usagers
Utiliser les techniques du domaine d'intervention
Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

Savoirs comportementaux :
Aptitude à la communication
Sens de l'organisation
Rigeur
Esprit de synthèse
Capacité d'analyse
Aptitude à la communication
Esprit d'équipe
Esprit d'initiative