Assistant administratif F/H - Clinique Beau Soleil

La Clinique Beau Soleil à Montpellier recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) à temps plein en CDI. Présentation de l'établissement : La Clinique Beau Soleil est un établissement de référence sur le centre-ville de Montpellier et ses alentours. Créé en 1937, c'est la première clinique mutualiste de France. Établissement de santé privé d'intérêt collectif (ESPIC), il allie valeurs mutualistes et haute technicité médicale, en garantissant un accès aux soins sans dépassement d'honoraires. Dotée de 107 lits, de 30 places en ambulatoire et de 18 places d'hospitalisation de jour, la Clinique dispose d'un plateau technique performant comprenant 13 salles de bloc opératoire. Elle propose une offre pluridisciplinaire en chirurgie, médecine, oncologie et soins continus, et se distingue par la qualité et la spécificité de ses prises en charge. La clinique dispose également d'un centre de consultations externes, d'un centre d'imagerie de nouvelle génération, d'un centre de gastro-entérologie et d'une antenne de médecine d'urgence (7j/7), et participe activement à la recherche clinique via son pôle nouvelles technologies. Présentation du poste : Sous la responsabilité de la direction de la clinique Beau Soleil, votre poste sera fonctionnellement rattaché à d'une part, la Direction des soins infirmiers « DSI » et d'autre part, à la Responsable des opérations et à la Responsable administrative. Ainsi, votre activité sera répartie entre les deux activités à hauteur de 50% pour chacune. À ce titre, vos missions principales seront (liste non-exhaustive) : Missions service administratif (50%) :

• Gestion des plannings des secrétariats médicaux et des accueils (suivi pointages, gestion des absences, demandes de congés, etc..)
• Assister la cadre administrative dans les recrutements : demandes de contrats, parcours d'intégration
• Accompagner les changements organisationnels auprès des équipes (formalisation des procédures, aide à la mise en place)
• Recueil et suivi des indicateurs d'activité et de qualité (standard téléphonique, activité consultations et séjours, exhaustivité des dossiers, Identito Vigilance, etc..)

Missions service direction des soins (50%) : Vous apportez un appui organisationnel, administratif et opérationnel à la Direction des soins. Vous contribuez au suivi des activités, des projets et des actions conduites au sein des services de soins. A ce titre, vos missions principales sont : Assistance de direction

• Assister la Directrice des soins dans l'organisation quotidienne de son activité
• Assurer la gestion de son agenda et du courrier
• Planifier, préparer et assurer le suivi des réunions
• Organiser le classement et l'archivage des documents

Suivi des projets et des plans d'actions

• Centraliser les projets pilotés ou suivis par la Direction des soins
• Assurer le suivi des échéances et des actions engagées
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi

Veille réglementaire

• Assurer une veille réglementaire et professionnelle de premier niveau
• Élaborer une synthèse périodique des actualités réglementaires, organisationnelles et professionnelles à destination de la Direction des soins

Coordination et communication

• Élaborer des supports de communication
• Faciliter la circulation des informations entre les différents interlocuteurs
• Assurer le suivi des demandes adressées à la Direction des soins

Appui à la gestion du pool de soins

• Assurer un soutien administratif à la gestion du pool de soins
• Centraliser et suivre les demandes des professionnels du pool
• Contribuer au recueil des besoins exprimés par les professionnels
• Assurer un rôle d'interface entre les professionnels du pool, les cadres de santé, les Ressources humaines et la Direction des soins

Relations avec les instituts de formation et les étudiants

• Assurer le suivi administratif des relations avec les instituts de formation et partenaires
• Participer à la coordination des échanges entre les instituts et l'établissement
• Assurer le suivi des demandes de stages
• Faciliter la transmission des informations nécessaires à l'accueil et à l'accompagnement des étudiants

Conditions et Avantages:

• CDI à temps plein avec une répartition 50% à la direction des soins et 50% à la direction du service administratif
• Acquisition et pose des congés payés dès le 1er mois travaillé
• Rémunération selon profil et expérience
• Mutuelle du groupe attractive avec participation d'entreprise
• Indemnité garde jeunes enfants
• Organisme de formation interne donnant accès à nombreuses formations
• Prestations du CSE attractives : bons-cadeaux, location vacances etc.
• La Clinique est desservie par les transports en commun (ligne 3 tram et bus 10, 11, 15). Elle est également située à proximité immédiate de pistes cyclables, facilitant l'accès en vélo. La clinique est engagée dans une démarche de promotion des mobilités douces, à ce titre, elle est labellisée "Employeur Pro-Vélo » niveau Or

Titulaire d'une formation de niveau Bac +2 minimum, vous justifiez idéalement d'une expérience réussie dans des fonctions similaires. Vous maîtrisez les outils bureautiques et numériques et êtes à l'aise dans la gestion simultanée de plusieurs dossiers. Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous savez coordonner différents interlocuteurs, assurer le suivi des échéances et contribuer au bon déroulement des projets. Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et êtes capable de rechercher, analyser et synthétiser des informations afin d'apporter un appui efficace. Une connaissance du secteur sanitaire ou médico-social serait appréciée. Savoir-être

• Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle
• Organisation et rigueur
• Autonomie
• Réactivité
• Qualités relationnelles
• Adaptabilité
• Esprit d'initiative et force de proposition

Savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Microsoft 365), ainsi que des logiciels métier (HM, Octime, BlueKango, Hublo)
• Capacités rédactionnelles et de synthèse
• Organisation et suivi de plusieurs dossiers simultanément
• Élaboration et mise à jour d'outils de suivi et de tableaux de bord

Si vous vous reconnaissez dans cette offre, n'hésitez pas à postuler ! Nous valorisons la diversité et l'inclusion : ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.