Assistant administratif et marchés publics (F/H)

Poste

Au sein de l’Unité Marchés Publics, vous jouerez un rôle clé dans la sécurisation et le bon déroulement des procédures de commande publique, en lien étroit avec les services internes, les entreprises et l’unité comptable.

Gestion administrative de l’unité Marchés Publics :

• Gestion de l’accueil téléphonique et physique de l’unité Marchés Publics : assurer l’interface entre les services du Pôle et les entreprises.
• Réceptionner et gérer les emails internes et externes de l’unité.
• Traiter le courrier arrivée et départ de l’unité.
• Organiser la logistique relative aux réunions (réservation de salle, convocations des participants, prise de notes et rédaction des compte-rendu de l’unité).
• Gérer le classement et l’archivage des dossiers des marchés publics.

Gestion des actes et procédures :

• Assister les instructeurs marchés publics dans la mise en forme des documents.
• Mettre en ligne et suivre sur la plate-forme marchés publics les documents dématérialisés (courriers, notifications, actes de sous-traitance, ordres de service…)
• Mettre en ligne les actes administratifs et documents contractuels des marchés publics et suivre les étapes d’avancement des visas.

Contribution à l’exécution comptable des marchés publics :

• Collecter et vérifier les pièces fiscales et sociales transmises par les prestataires/fournisseurs lors de l’attribution et la reconduction des marchés publics.
• Réceptionner et gérer les actes de sous-traitance, les documents relatifs aux avenants.
• Assurer un échange permanent avec l’unité comptable et transmettre les éléments nécessaires à l’exécution comptable des marchés (actes de sous-traitance, avenants, devis…).

Gestion des tableaux de bord, plannings et documents de procédures :

• Mettre à jour les tableaux de suivi d’activité, planification, reconduction des marchés publics, actes exécutoires, notifications.
• Participer à la réalisation du bilan d’activité de l’unité Marchés Publics.
• Assister le responsable d’équipe à mettre à jour les documents et procédures internes en fonction de l’évolution règlementaire

Profil

Ce poste requiert une grande autonomie et un véritable sens de l’initiative, d’excellentes qualités relationnelles et de communication, un fort esprit d’équipe et de travail en transversalité, ainsi qu’une discrétion professionnelle.

Compétences Requises :

• Maîtrise du suivi de dossiers et des circuits de validation.
• Excellente capacité d’organisation et gestion des priorités
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels spécifiques (ACROPOLIS, AS TECH, AIRS-DELIB HOROQUARTZ, MAGED, Plate-forme de dématérialisation des Marchés Publics, Prépa Marchés, Teams, Word, Excel, Outlook.)
• Bonne connaissance des techniques de classement et d’archivage et techniques rédactionnelles.
• Connaissance des procédures internes et des principes du Code de la Commande Publique.