Assitant(e) d'accueil et de secrétariat H/F

Poste

Le Crous de l'académie de Montpellier-Occitanie est un établissement public administratif régi par le décret n° 2016-1042 du 29 juillet 2016 relatif aux missions et à l'organisation des œuvres universitaires. Il est placé sous la tutelle du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche. Il remplit une mission de service public à vocation sociale. Il existe 26 Crous en France regroupés au sein d'un réseau animé par le Cnous (Centre National des Œuvres Universitaires et Scolaires). Les deux missions principales du Crous de l'académie de Montpellier-Occitanie sont d'une part de favoriser la réussite de tous les étudiants, d'autre part de contribuer à l'attractivité des établissements d'enseignement supérieur.

Le Crous de Montpellier-Occitanie intervient dans le cadre de ses missions au sein d'une académie dynamique et en pleine expansion, composée de 5 départements (Hérault -34 ; Lozère - 48 ; Gard - 30 ; Aude - 11 ; Pyrénées-Orientales - 66) et qui accueille près de 116 000 étudiants à la rentrée 2025. Il gère 10 500 places en résidence universitaire, sert 2,1 millions d'équivalent repas annuellement dans les 32 structures de restauration universitaire (restaurants, cafétérias, libres-services, brasseries, vente à emporter). Le Crous de Montpellier-Occitanie emploie 600 personnels administratifs, techniques et sociaux.

Sous l'autorité de la Conseillère Technique responsable de service, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat a pour principales missions l'accueil, l'information et l'accompagnement social des étudiants afin de leur permettre de s'adapter aux spécificités de la vie universitaire et, à plus long terme, de s'insérer dans la vie professionnelle.

Accueil et première orientation

• Accueillir, informer, écouter et orienter les étudiants par mail ou en présentiel ;
• Gestion des rendez-vous avec les travailleurs sociaux ;
• Recueillir les premières informations utiles à la prise en charge (messages, pièces, contexte) ; Transmettre les éléments aux travailleurs sociaux

• Intervenir en binôme avec le service logement pour assurer la continuité d'accueil (réorientation de situations dites critiques) ;
• Assurer un accueil bienveillant, non jugeant, dans le respect du secret professionnel.

Suivi administratif des aides sociales

• Participer à la préparation des commissions ASAP, FSDIE, en lien avec les travailleurs sociaux ;
• Collecter, vérifier et compléter les pièces nécessaires à l'instruction (notamment vérification des RIB, pièces justificatives, certificats de scolarité, etc.) ;
• Envoyer tous les documents nécessaires au versement de l'aide à la comptabilité ;
• Préparer en amont les commissions compensation rupture familiale, les liquidations mensuelles des DU ;
• Tenir à jour un calendrier de liquidations à cet effet.

Gestion des aides d'urgence

• Assurer le suivi des dons d'urgence, recharges Izly (y compris en lien avec le service logement) ;
• Traiter les demandes de repas à 1€ en fonction des situations signalées ;
• Enregistrer et tracer les aides accordées dans les outils de gestion.

Appui au fonctionnement du service

• Planifier les réunions internes, congés, permanences, et permanences d'urgence avec les travailleurs sociaux ;
• Rédiger les comptes rendus lors des réunions de service ;
• Assurer la gestion de la boîte mail fonctionnelle du service social ;
• Construction, gestion et planification de la brique rendez-vous,
• Gérer les commandes de fournitures, anticiper les besoins,
• Gérer le courrier du service, la réservation des salles, du café lors des réunions de service ;
• Participer aux réunions interservices (avec la DVE / Bourses) ;
• Être le binôme du service logement sur certains aspects pour assurer la continuité de service en cas d'absence ;
• Classer, archiver (physique et numérique) les documents du service.

Conditions particulières d'exercice

• Poste en contact permanent avec un public fragile, souvent en détresse (psychologique, sociale ou matérielle) ;

• Nécessité d'une grande disponibilité et d'une capacité d'adaptation rapide ;
• Travail en interaction constante avec plusieurs services du CROUS (logement, bourses, direction...) ;
• Nécessité de respecter les délais pour les commissions et les demandes d'aides urgentes ;
• Poste sédentaire situé au sein du Service Social Étudiant, pouvant impliquer un relais ponctuel du service logement en cas d'absence.

Profil

Connaissances - Savoirs
Connaissance du Crous, de ses missions, son organisation, ses circuits décisionnels ;

Bonne compréhension du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur, des cursus et statuts étudiants ;Maîtrise des dispositifs d'aides sociales spécifiques aux étudiants : ASAP, FSDIE, aides DU, aides ponctuelles, repas à 1€, etc. ;Connaissance des publics étudiants en situation de précarité et des enjeux sociaux et psychologiques qui les concernent ;Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Teams, etc.) ;Maîtrise de l'expression écrite et orale ;Notions appréciées dans une deuxième langue vivante, notamment anglais.

Savoir-faire
Accueillir, écouter, filtrer et orienter les étudiants selon leurs demandes ;Vérifier l'exhaustivité et la conformité d'un dossier administratif (ex : RIB, justificatifs) ;Maîtrise des outils de gestion et communication institutionnels (SAGA, Logica, OLAFÉ, Outlook, Sharepoint, Brique rendez-vous…) ;Préparer des commissions administratives (ordres du jour, tableaux de suivi, CR...) ;Hiérarchiser les priorités, gérer les urgences ;Rédiger des documents administratifs (convocations, lettres types, synthèses) ;Gérer la boîte mail du service et répartir efficacement les sollicitations ; Tenir à jour les tableaux de bord, extraire les données utiles à la Direction.Capacité à rendre compte

Savoir-être
Sens du service public et engagement au service de l'intérêt général ;Écoute active, patience, empathie ;Rigueur, ponctualité, sens de l'organisation et polyvalenceAutonomie dans les tâches confiées, Capacité à alerter ou prendre des initiatives ;Respect absolu de la confidentialité et du secret professionnel ;Esprit d'équipe, capacité à travailler en collaboration avec les travailleur sociaux, la Direction, les collègues du service logement et des bourses ;

Dynamisme et réactivité

Capacité à gérer le stress, à faire face à des publics en souffrance ;Discrétion et réserve ;Courtoisie, diplomatie, sens de la médiation ; Sens du service public.