Assistant(e) ADV - Commercial(e) et Administratif(ve) - H/F - CDI H/F

Le poste

La mission :

Rattaché(e) à la Direction Générale et en étroite collaboration avec le Responsable Commercial, vous assurez la gestion administrative et commerciale des opérations, depuis le traitement des commandes jusqu'à la facturation et au suivi des encaissements.

Véritable interface entre les clients, les fournisseurs, les équipes de production et les équipes commerciales, vous contribuez à la bonne organisation des opérations d'embouteillage, à la coordination des plannings et à la satisfaction des clients. Votre rigueur, votre réactivité et votre sens de l'organisation sont essentiels au bon fonctionnement de l'activité.

Vos missions

1- Gestion administrative et commerciale
- Assurer l'accueil téléphonique et orienter les demandes des clients et des différents interlocuteurs de l'entreprise.
- Gérer, centraliser et suivre les commandes clients, en veillant à leur bonne prise en compte et à leur traitement dans les délais impartis.
- Assurer la gestion des commandes fournisseurs, notamment pour les matières sèches, en lien avec la Direction Générale.
- Suivre les stocks de matières sèches, anticiper les besoins et veiller à la disponibilité des approvisionnements nécessaires à l'activité.
- Préparer et transmettre les documents administratifs et commerciaux nécessaires au suivi des dossiers clients.

2- Coordination et organisation des opérations d'embouteillage
- Assister la Direction Générale et le Responsable Commercial dans l'élaboration et la coordination des plannings d'intervention des camions d'embouteillage et des clients.
- Confirmer les dates d'intervention auprès des clients et recueillir leurs programmes de mise afin d'anticiper et d'organiser les opérations.
- Préparer les dossiers de production en vue de leur validation par le Responsable Commercial et les clients.
- Assurer le lien entre les clients, les équipes commerciales et la production afin de garantir la bonne transmission des informations et le bon déroulement des prestations.
- Vérifier les dossiers transmis par la production et s'assurer de leur conformité avant la préparation de la facturation.

3- Facturation, suivi des encaissements et reporting
- Établir et transmettre les factures clients à partir des éléments validés par la production.
- Assurer le suivi des règlements et effectuer les relances clients en collaboration avec le Responsable Commercial afin de garantir le recouvrement des créances.
- Calculer et mettre à jour les statistiques de mises et de ventes.
- Renseigner et suivre les indicateurs qualité associés à l'activité, à partir des données disponibles.
- Participer à la fiabilité des données administratives et commerciales et assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur clôture.

Le profil :

De formation administrative, commerciale ou en gestion, vous justifiez idéalement d'une expérience réussie sur un poste similaire en administration des ventes, assistanat commercial ou coordination administrative et logistique.

Une connaissance de la filière viticole, de l'embouteillage ou de l'environnement de production constitue un atout pour réussir dans cette fonction.

Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter les priorités. Vous appréciez le travail en équipe et savez coordonner les échanges entre différents interlocuteurs avec diplomatie et efficacité.

Doté(e) d'un bon relationnel et d'un réel sens du service client, vous faites preuve d'autonomie, de discrétion et de fiabilité dans le suivi de vos missions. Vous maîtrisez les outils informatiques et êtes à l'aise avec le suivi de données, les tableaux de bord et les documents administratifs.