Gestionnaire des affaires générales, électorales et statutaires (F/H)

À propos de nous Une université d'excellence Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l'Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l'éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d'innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l'Université de Montpellier s'articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s'appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d'Innovation (PUI). Une université engagée Vigilante envers toutes formes de discriminations, l'Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l'égalité entre femmes et hommes et pour l'inclusion des personnes en situation de handicap. Elle est attachée aux fondements du service public, à la laïcité, à l'égalité des chances et à l'accès de tous aux savoirs. Elle promeut les valeurs académiques telles que l'éthique, l'intégrité scientifique et la liberté universitaire. L'UM place enfin le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable. Dans le cadre de ses engagements, l'université promeut le CV sans photographie. Structure de rattachement : Direction des Affaires Générales et Institutionnelles (DAGI) Environnement de travail : La Direction des Affaires Générales et Institutionnelles (DAGI) conseille l'équipe politique, accompagne les structures internes et traite les dossiers à forte technicité en matière d'achats, d'affaires juridiques et institutionnelles. Dans ce cadre, elle concourt à la sécurisation juridique et est garante du fonctionnement institutionnel, de la régularité et de la performance de l'achat. Elle comprend trois services, dont celui de la Vie Institutionnelle, auquel est rattaché le Bureau des Affaires Générales, Électorales et Statutaires. Celui-ci assure la rédaction et/ou le suivi des statuts et concourt à l'organisation des élections, tant au niveau de l'établissement que de ses structures internes. Il assure également le suivi des dossiers transversaux : assurances des véhicules et en responsabilité civile, gestion du droit de reprographie, concessions de logements, dons et legs et subventions inférieures à 23 000 €. Trois personnels sont affectés au Bureau des Affaires Générales, Électorales et Statutaires : un Chef de Bureau et deux Gestionnaires. Mission Mission principale : Le gestionnaire du BAGES assure des fonctions transversales d'appui administratif, d'organisation et de coordination dans les domaines électoral, statutaire, et pour chaque dossier lié aux affaires générales de l'établissement. Plus particulièrement, il assure la rédaction et/ou le suivi des statuts et des règlements intérieurs de l'établissement, de ses structures internes et de leurs instances. Il concourt à l'organisation des élections des principales structures de l'université. Il assure le suivi des affaires générales (assurances, sinistres, concessions de logements, dons et legs, subventions, autorisations d'occupation temporaire du domaine public...) en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière. Il informe et oriente dans leurs démarches les structures de l'établissement et tout autre interlocuteur dans les domaines relevant du périmètre du Bureau. Activités :

1. Instruire les dossiers relatifs aux assurances, sinistres, concessions de logement, autorisations d'occupation temporaire du domaine public, dons, legs et subventions. Dans ce cadre, rédiger des actes administratifs, accompagner leur exécution et réaliser des opérations de gestion courante dans les différents domaines d'activité du Bureau (rédaction de lettres de mise en cause, d'attestations d'assurance, de concessions, d'AOT, de bordereaux d'acceptation de dons, de conventions de mécénat...).
2. Rédiger, en lien avec les directions, les statuts et règlements intérieurs des différentes instances de l'établissement. Accompagner les directions jusqu'à leur adoption.
3. Participer à l'organisation des élections des principales structures de l'université (accompagner les directions supports dans l'établissement des listes électorales, rédiger les décisions électorales, organiser les comités électoraux consultatifs, contrôler les candidatures reçues, assurer le suivi logistique, rédiger les décisions de recevabilité des candidatures, de composition des bureaux de vote, les procès-verbaux de proclamation des résultats, accompagner les personnels et usagers dans leurs démarches durant le processus électoral).
4. Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données et des tableaux de bord dédiés à la gestion des dossiers relevant du domaine d'activité du Bureau.
5. Dans une logique de qualité de service rendu aux utilisateurs, répondre à leurs demandes d'informations par les différents canaux (téléphone, centre de services, courrier, courriel). Accompagner et orienter les interlocuteurs internes et externes au quotidien. Traiter et diffuser les informations concernant le fonctionnement du Bureau (pages dédiées sur l'intranet de l'Université).
6. Classer et archiver les documents dans le respect des pratiques de l'établissement.

Spécificités / Contraintes du poste : Le Bureau des Affaires Générales, Électorales et Statutaires se caractérise par la forte diversité des dossiers traités, leur sensibilité et des pics d'activités importants, notamment en période électorale. Le gestionnaire du Bureau doit faire preuve d'une grande polyvalence, de curiosité et de capacités d'adaptation. Profil Vous êtes intéressé(e) par la gestion administrative, les affaires générales et les enjeux juridiques ? Nous recherchons un(e) professionnel(le) rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'excellentes qualités rédactionnelles. À l'aise avec la rédaction d'actes administratifs, vous appréciez travailler sur des dossiers variés (statuts, élections, assurances, concessions de logement, dons et legs, occupation du domaine public, subventions...). Vous savez gérer plusieurs missions en parallèle, prioriser et assurer un suivi fiable grâce à une bonne maîtrise des outils bureautiques. Appréciant le travail transversal, vous accompagnez les interlocuteurs avec clarté et pédagogie. Réactif(ve), méthodique et doté(e) d'un fort sens du service public, vous savez faire face aux imprévus tout en respectant les échéances. Compétence / qualifications (connaissances, savoir-faire, savoir-être...) :

CONNAISSANCES :

• Connaissance générale du fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
• Connaissance souhaitée sur le fonctionnement institutionnel de l'Université et de ses structures
• Connaissances générales en droit public et en droit administratif.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (techniques d'élaboration de documents, techniques de communication écrite et orale)

SAVOIR FAIRE :

• Maîtrise avancée des outils bureautiques (pack Office, en particulier)
• Savoir comprendre, appliquer et expliquer une règle de droit
• Savoir analyser et gérer des informations
• Savoir collecter, trier, hiérarchiser et classer des informations
• Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe
• Savoir prendre des notes et rédiger divers documents (courriers, relevés de décisions, comptes rendus...)
• Proposer des améliorations pour améliorer en continu le fonctionnement du Bureau
• Savoir rendre compte

SAVOIR ÊTRE :

• Faire preuve de rigueur et d'organisation
• Avoir le sens du contact et de la diplomatie
• Faire preuve de réserve et de discrétion
• Faire preuve de réactivité et d'adaptabilité

Pourquoi nous rejoindre? Rejoindre l'université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

• Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes
• Jusqu'à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)
• Temps de travail aménageable
• Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)
• Restauration collective
• Aide et prestations sociales
• Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville
• Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l'université
• Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d'éligibilité Informations complémentaires : Rémunération : de 1990€ à 2010€ bruts mensuels, dont 140€ d'indemnité mensuelle des agents contractuels (prime) Prise de poste : Mai Type de contrat : CDD de catégorie B Durée du contrat : 12 mois Clôture des candidatures : 13/05/2026