Référent.e administratif.ve, financier.ère et de l'offre de formation

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction de l’Economie Territoriale, de l’Emploi et des Transitions (DEET) accompagne la transformation durable de l’économie régionale, l’émergence des métiers de demain et la mise en œuvre des politiques environnementales et climatiques de la Région.
Forte de son soutien historique en faveur des modèles vertueux de l’Economie Sociale et Solidaire (ESS), et afin d’amplifier les réponses aux grands enjeux du territoire, la Région Occitanie a fait le choix de soutenir et guider toutes les entreprises (qu’elles relèvent de l’ESS ou non) dans leurs démarches de transformation sociale et écologique.

Le service Economie à Impact a pour mission de mettre en œuvre la stratégie régionale en matière d’ESS et pilote depuis 2024, le parcours pour la transformation sociale et écologiques des entreprises. Dans le cadre de ses missions, le Service Economie à impact porte le pilotage de l’unité REALIS.

REALIS favorise l’implantation durable d’entreprises engagées sur le territoire, en les aidant à consolider leur modèle économique tout en restant fidèles à leur mission d’utilité sociale. Déployé sur les deux sites de Toulouse (La Cité) et Montpellier (Pôle REALIS), l’unité REALIS pilote l’offre régionale d’accompagnement régionale et assure l’hébergement des entreprises au sein de la pépinière implantée à Montpellier. REALIS évolue au cœur d’un écosystème associant acteurs économiques et financeurs, réseaux de filières, structures d’innovation, dispositifs de création et reprise d’entreprises, ainsi que partenaires engagés sur l’impact sociétal et territorial.

Sous l’autorité de la Responsable d’unité, le.la coordinateur.trice administratif.ve et financier.ère exerce les fonctions de régie de recettes et d’avances de la pépinière sous l’autorité du Payeur régional et contribue à l’élaboration ainsi qu’au suivi budgétaire de l’unité. En lien étroit avec les chargés d’accompagnement, le.la coordinateur.trice administratif.ve et financier.ère assure la coordination de l’accompagnement collectif proposé aux entreprises du parcours (environ 70 entreprises, 200 salariés) afin de garantir l’adéquation de l’offre aux besoins des entreprises : 60 jours de formation par an, une dizaine d’experts, sélectionnés dans le cadre d’un marché public.

Missions / conditions d'exercice

Gestion administrative et financière de l’unité
Vous recensez les besoins financiers, participez à la planification des prévisions budgétaires et à l’élaboration du budget dans le respect du calendrier.
Vous contrôlez et suivez l’exécution du budget global de la Pépinière ainsi que le budget pour la formation des entreprises engagées, en lien avec les directions opérationnelles, et les prestataires.
Vous exécutez des opérations comptables et financières : rédaction de bon de commande, contrôle et liquidation des dépenses, vérification sur pièces du service fait en lien avec la Direction des Finances et du Contrôle de Gestion (DFCG) et le référent budgétaire de la Direction.
Vous participez à sécuriser et contrôler l’application des procédures administratives, comptables et financières, tout en assurant la légalité et l’application des actes administratifs et financiers.
Vous formalisez, écrivez et mettez à jour les procédures et modes opératoires existants permettant de concevoir et d’actualiser des tableaux de bord d’aide à la décision pour la pépinière
Coordination de l’offre de formation et les expertises individuelles
Vous programmez et organisez environ 60 actions collectives annuelles et les expertises individuelles, en analysant les besoins des entreprises par le biais de sondages, et d’échanges en lien avec les chargés d’accompagnement.
Vous contribuez à l’élaboration du catalogue semestriel et centralisez les fiches pédagogiques (webinaires, formations, ateliers…).
Vous assurez le suivi opérationnel des formations : inscriptions, participations, actualisation de l’historique de consommation des formations et analyse les évaluations des actions collectives. A ce titre, vous créez et paramétrez les sessions WikiFlow (CRM de suivi de l’accompagnement) pour la diffusion et les inscriptions.
De plus, vous suivez le planning, gérez la messagerie dédiée, relancez les entreprises, assurez le lien avec les intervenants, accueillez les formateurs et participants et veillez au bon déroulement des sessions.
Enfin, vous participez à la conception et au développement de supports de communication (newsletter, réseaux sociaux).
Fonctions de régie de la pépinière
En collaboration et avec l’appui du.de la mandataire suppléant·e, vous exercez des fonctions de régisseur·se de recettes et de régisseur.se d’avance.
D’une part, vous suivez les encaissements, gérez les impayés, relancez les clients, produisez les pièces réglementaires et garantissez la conformité avec le Payeur régional. Et d’autres part, vous suivez les dépenses, reconstituez mensuellement l’assiette, produisez les documents obligatoires.

Accueil téléphonique et information du public
En cas d’absence du chargé d’accueil et en coordination avec l’équipe REALIS, vous assurez les permanences téléphoniques et physiques à l’accueil du bâtiment.

Profils recherchés

VOTRE PROFIL :
- Vous maîtrisez le fonctionnement d’une collectivité territoriale et des établissements publics ;
- Vous possédez des connaissances solides en finances publiques, en exécution budgétaire et en commande publique, incluant l’élaboration des pièces techniques et les principes de l’achat durable ;
- Détenir une expérience similaire sur un poste de régisseur sous le contrôle de la paierie serait un plus ;
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint) et disposez d’une maîtrise avancée d’Excel ;
- Vous savez travailler en équipe et collaborer efficacement avec une diversité d’interlocuteurs ;
- Votre écoute active et aptitude à comprendre les besoins des entreprises font de vous un.e collaborateur.trice aguerri.e, tant sur de la communication écrite qu’orale ;
- Vous savez prioriser les tâches, gérer les urgences, organiser votre activité, tout en respectant les exigences administratives et financières.
- Organisé.e et rigoureux.se, vous savez également vous adapter, et faire preuve de souplesse ;
- Force de proposition et autonome, vous adoptez une posture fondée sur la discrétion, la fiabilité et le sens du collectif.

SPECIFICITES DU POSTES :

• Contraintes horaires possibles : au moins une fois par mois, l'activité impose une présence à horaires fixes durant les plages variables.
• Discrétion renforcée : l'activité nécessite une discrétion renforcée du fait de l'accès à des informations à caractère sensible (données financières et salariales des entreprises, difficultés rencontrées…)
• Certaines missions sont réalisables en télétravail dans le respect du règlement du temps de travail de la Collectivité. (2 jours/ semaine maximum)
• Lieu d’exercice : Pépinière REALIS – 710 rue Favre de Saint Castor – 34080 Montpellier.

Exposition à des contraintes/risques physiques :

• Tâches soumises à des contraintes temporelles extérieures brèves, assorties d'une obligation d’interruption de tâches pour accomplir des missions urgentes et non planifiées (gestion de l’accueil du public et des demandes des usagers)
• Travail prolongé sur écran : Activité impliquant l'utilisation quotidienne et prolongée d'ordinateurs ou d'écrans plus de 50% du temps journalier de travail.

Résidence administrative située à Montpellier.

Ce poste ouvre droit à la NBI.