Gestionnaire administratif·ve polyvalent·e équipe mobile

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Missions du métier:
Contribuer aux actes de gestion administrative

Missions du poste:
Membre de l'unité remplacements, apprentissage, stages sous l'autorité hiérarchique du responsable d'unité et fonctionnelle du manager de proximité auprès de qui il-elle est placé(e) :

- Intervient essentiellement sur le territoire Montpelliérain au sein des DGA (hors SD), pour des missions de remplacement sur tout type d'absence ou de renfort, non prévisibles, n'ayant pas vocation à perdurer, et répondant à une nécessité absolue de continuité de service.

- Effectue les actes de gestion administrative et/ou de secrétariat du service dans lequel il-elle est missionné(e).

- Assure à la continuité de la chaîne de traitement administratif des dossiers.

- Participe la continuité de l'accueil et de la prise en charge du public (agents, usagers, fournisseurs...).

- Travaille en pluridisciplinarité et mutualisation en fonction de la mission confiée.

Activités du poste
Activités métier
Accueille, informe et oriente les usagers
Applique et/ou contrôle la validité et la conformité d'une procédure, d'une action administrative
Classe et archive
Conçoit les documents demandés en interne et en externe
Diffuse les informations
Gère les bases de données
Participe à l'optimisation de la qualité des coûts et des délais
Participe à l'élaboration des outils d'aide à la décision (tableaux de bord)
Rédige des notes, des rapports, des comptes rendus

Activités poste
Assure le suivi administratif des dossiers du service dans lequel il-elle est missionné(e)
Alimente des tableaux de bord de suivi de l'activité
Utilise les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, GED...)
Utilise les logiciels métiers (Elise, Chronos, Ulysse, Foederis et ceux entrant dans le cadre spécifique de la mission de remplacement)
Procède à l'accueil, l'information et l'orientation du public (agents, usagers, fournisseurs...)
Réalise une pré-évaluation des demandes
Assure la prise de rendez-vous et la gestion du courrier
Coordonne les agendas, planifie les rendez-vous et les réunions, rédige les comptes rendus
Réserve des salles de réunions
Compile les besoins de fournitures, passe les commandes
Procède à la reprographie de documents, à la constitution de dossiers dans le cadre de réunions ou d'instances
Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers

Missions / conditions d'exercice

Au sein du l'équipe mobile, vous intervenez essentiellement sur le territoire montpelliérain au sein des services des DGA pour apporter un soutien via des missions ponctuelles répondant à une nécessité absolue de continuité de service.
Vous effectuez les actes de gestion administrative et/ou de secrétariat du service dans lequel vous êtes en mission.
Vous assurez la continuité de la chaîne de traitement administratif des dossiers.
Vous participez à la continuité de l'accueil et de la prise en charge du public (agents, usagers, fournisseurs...).
Vous travaillez en pluridisciplinarité et mutualisation en fonction de la mission confiée.
Vous alimentez les tableaux de bord de suivi de l'activité.
Vous assurez les prises de rendez-vous et la gestion du courrier.
Vous coordonnez les agendas, planifiez les réunions et rédigez les comptes-rendus.

Le Département de l'Hérault compte 50 conseiller·ères départementaux·ales élu·es pour représenter les 25 cantons du territoire. Cette collectivité territoriale de proximité permet d'être au plus près des besoins des 1,2 million d'Héraultais·es. Elle mobilise 5 600 agents dans plus de 120 métiers différents, déployés sur l'ensemble d'un territoire riche et diversifié. Nous intervenons dans des domaines essentiels du quotidien, notamment les solidarités, l'éducation, l'aménagement du territoire, l'environnement...

En rejoignant nos équipes, vous participez à un service public porteur de sens, où l'engagement collectif est valorisé. Pour en savoir plus :

Profils recherchés

Vous avez une expérience en gestion administrative ainsi qu'en accueil de public.
Vous savez tenir des tableaux de bord ainsi que transmettre l'information. A l'aise avec l'utilisation des logiciels métier, vous faites preuve de curiosité et d'une volonté de monter en compétences.
Doté·e d'une forte capacité d'adaptation, vous disposez de l'esprit d'équipe et de synthèse, êtes réactif·ve et bénéficiez du sens des responsabilités.