Responsable du service scolarité 1er et 2ème Cycles (F/H)

À propos de nous Une université d'excellence Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l'Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l'éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d'innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l'Université de Montpellier s'articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s'appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d'Innovation (PUI). Une université engagée Vigilante envers toutes formes de discriminations, l'Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l'égalité entre femmes et hommes et pour l'inclusion des personnes en situation de handicap. Elle est attachée aux fondements du service public, à la laïcité, à l'égalité des chances et à l'accès de tous aux savoirs. Elle promeut les valeurs académiques telles que l'éthique, l'intégrité scientifique et la liberté universitaire. L'UM place enfin le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable. Dans le cadre de ses engagements, l'université promeut le CV sans photographie. Structure de rattachement : Faculté de Médecine Montpellier Environnement de travail : La Faculté de médecine est localisée sur 2 villes, Montpellier et Nîmes et sur plusieurs sites pour Montpellier. En 2023- 2024, plus de 13280 étudiants sont inscrits (tous site confondus). Le campus est composé de 5 bâtiments (celui d'Arnaud de Villeuneuve, le bâtiment historique, l'unité pédagogique médicale, l'Iurc et celui de Nîmes). 2600 étudiants ont un enseignement dispensé sur le campus Santé d'ADV. A l'heure actuelle, 160 personnels administratifs et 433 enseignants se répartissent sur l'ensemble des sites. Outre une activité d'enseignement classique, de nouvelles méthodes d'apprentissage utilisent des plateformes spécifiques : la faculté accueille sur ces 2 sites (Montpellier et Nîmes) une plateforme d'apprentissage en simulation. De plus, la présence d'un laboratoire d'anatomie et d'un plateau technique expérimental constituent d'autres spécificités de gestion du site et des équipements. Mission Définition de la mission : Sous l'autorité et en lien avec la Directrice Administrative de l'UFR Médecine Montpellier-Nîmes, la Directrice Administrative Adjointe à la Scolarité, la Doyenne de l'UFR, le responsable de scolarité 1er et 2ème Cycles pilote et coordonne la gestion collective du service. Sa mission consiste à :

• Assurer l'encadrement et l'animation d'une équipe composée de 16 agents.
• Piloter et coordonner la gestion collective du service.
• Être en appui à la direction de l'UFR et aux responsables pédagogiques.

Activités principales : Assurer la responsabilité du service de la scolarité des 1er et 2ème Cycles des études de médecine. 1/ Pilotage et gestion collective du service :

• Coordonner l'ensemble des activités du service dans le respect des calendriers et des échéances réglementaires
• Superviser l'organisation et le bon déroulement des examens facultaires et des oraux MMOP
• Superviser la mise en oeuvre des Epreuves Dématérialisées Nationales (EDN) et des Examens Cliniques Objectifs Structurés (ECOS)
• Assurer la déclinaison opérationnelle des réformes nationales en lien étroit avec la Direction de l'UFR
• Superviser l'organisation des inscriptions administratives, des admissions « passerelles » et des transferts inter-facultés
• Superviser l'accueil et le suivi administratif des étudiants en mobilité internationales

2/ Encadrement et animation d'équipe :

• Animer, piloter et encadrer une équipe de 16 agents
• Structurer et organiser l'activité du service
• Fixer les objectifs, accompagner les agents et développer une dynamique collective et un esprit d'équipe

3/ Appui à la Direction de l'UFR et aux responsables pédagogiques :

• Préparer et assurer le suivi des dossiers présentés au Conseil de Gestion de l'UFR, aux commissions et conseils pédagogiques de l'UFR, à la CFVU et au Conseil d'Administration
• Organiser les conseils pédagogiques et en assurer la rédaction des comptes rendus
• Contribuer à la rédaction des modalités de contrôle de connaissances en collaboration avec les responsables pédagogiques
• Assurer le suivi des conventions pédagogiques
• Apporter une aide à la décision sur des dossiers techniques complexes
• Répondre aux enquêtes ministérielles et aux études institutionnelles
• Assurer la veille réglementaire dans le champ des formations et des études de santé
• Assister les jurys lors des délibérations
• Participer aux commissions et groupes de travail transversaux constitués au sein de la composante et de l'établissement

Conditions particulières d'exercice Conditions particulières : Charge de travail accrue lors des périodes d'activités intenses Mobilisation requise sur des périodes spécifiques Profil Savoir :

• Connaître la structure de gouvernance de l'université
• Connaître l'organisation et le fonctionnement du système éducatif de l'enseignement supérieur et de la recherche ainsi que le fonctionnement des services hospitaliers
• Connaître la réglementation relative aux études médicales
• Connaître la réglementation relative à la scolarité
• Connaître l'établissement et les différents services centraux ainsi que les organismes partenaires (Direction des Affaires Médicales, le CHU ...)
• Connaître la réglementation relative aux actes administratifs, aux examens, à la jurisprudence...

Savoir-faire :

• Maîtriser les outils informatiques (WORD, EXCEL)
• Planifier, organiser et anticiper les échéances (rétro-planning)
• Avoir une bonne aisance rédactionnelle
• Savoir manager une équipe

Savoir être :

• Être autonome
• Faire preuve de disponibilité, rigueur et assiduité professionnelle
• Être apte à faire face aux situations de pression et aux périodes de forte activité
• Avoir de bonnes capacités relationnelles
• Savoir prévenir, gérer et désamorcer les tensions et les situations complexes
• Être polyvalent et avoir une bonne capacité d'adaptation

Pourquoi nous rejoindre? Rejoindre l'université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

• Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes
• Jusqu'à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)
• Temps de travail aménageable
• Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)
• Restauration collective
• Aide et prestations sociales
• Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville
• Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l'université
• Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d'éligibilité Informations complémentaires : Rémunération : de 2531€ à 2984€ bruts mensuels (indemnité mensuelle comprise) Prise de poste : Septembre Type de contrat : CDD de catégorie A Durée du contrat : 12 mois Clôture des candidatures : 07/06/2026