Assistant·e de direction H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Missions du métier
Contribuer aux actes de gestion administrative

Missions du poste
Assister et accompagner la Direction Administrative et Financière dans ses missions de coordination générale au service des actions transversales de la DGA

Missions / conditions d'exercice

Au sein de la Direction administrative et financière de la Direction générale adjointe Collèges Culture Sports, vous assurerez un rôle central d'appui auprès de la directrice et des deux chef.fes de service. Vous contribuerez à la coordination générale de la Direction, au suivi de ses activités transversales et à la sécurisation de ses procédures administratives et comptables.
Véritable personne ressource, relais administratif essentiel entre la DGA, les pôles et la direction, vous ferez partie intégrante de l'équipe de direction et serez amené.e à travailler en lien étroit avec les agents de la Direction. Votre polyvalence, votre agilité, votre maîtrise des outils numériques, votre rigueur et vos qualités relationnelles vous permettront de gérer des missions variées, de faciliter l'échange d'informations et de contribuer au bon fonctionnement de la Direction.

Vos missions :

Assurer un appui administratif et organisationnel à la Direction
Accompagner la directrice et les chef.fes de service dans la gestion quotidienne de leurs activités et le suivi des dossiers transversaux
Vérifier la complétude et la cohérence des parapheurs sortants afin de sécuriser les procédures et les documents soumis à validation
Organiser les réunions stratégiques et transversales et en rédiger les comptes rendus
Représenter l'équipe de direction lors de réunions, d'instances ou sur des dossiers spécifiques
Assurer le suivi de dossiers transversaux ou sensibles et réaliser une veille réglementaire en fonction des besoins
Assurer l'intérim de l'assistante de la Direction générale adjointe (DGA) en cas d'absence
Assurer le suivi administratif et comptable des activités
Apporter un appui administratif et comptable à la gestion des contrats de prestations et de cession de droits d'auteur liés aux activités culturelles en mobilisant son expérience du logiciel GDA
Gérer en binôme avec les régisseurs principal et suppléant, la régie de recettes du site Pierresvives, notamment pour la braderie du livre et les recettes liées aux activités des Archives en assurant la collecte et le traitement comptable des espèces et des chèques
Contrôler et suivre les tableaux de bord de la commande publique de la DGA
Gérer et actualiser la base de pilotage des tiers conventionnés

Coordonner les moyens et le fonctionnement de la Direction
Organiser et coordonner les moyens nécessaires au bon fonctionnement de la DAF : fournitures, matériels informatiques, réservation de salles et gestion des rendez-vous des cadres
Assurer la gestion, le contrôle et l'archivage des courrier
Participer à l'accueil mutualisé du bâtiment (Rue Serge Lifar)
Assurer le suivi administratif des ressources et des outils
Gérer et contrôler le temps de travail des agents de la DAF, en lien avec les cheffes de service : suivi dans le logiciel Chronos

Le Département de l'Hérault compte 50 conseiller·ères départementaux·ales élu·es pour représenter les 25 cantons du territoire. Cette collectivité territoriale de proximité permet d'être au plus près des besoins des 1,2 million d'Héraultais·es. Elle mobilise 5 600 agents dans plus de 120 métiers différents, déployés sur l'ensemble d'un territoire riche et diversifié. Nous intervenons dans des domaines essentiels du quotidien, notamment les solidarités, l'éducation, l'aménagement du territoire, l'environnement...

En rejoignant nos équipes, vous participez à un service public porteur de sens, où l'engagement collectif est valorisé. Pour en savoir plus :

Profils recherchés

Vos atouts
Une expérience confirmée en assistance de direction ou dans des fonctions administratives polyvalentes
De sérieuses connaissances budgétaires et comptables avec une expérience significative dans le domaine,
Une excellente maîtrise des outils numériques et une réelle agilité dans l'utilisation de logiciels administratifs et comptables : GDA, Coxinel, Chronos, AirsDélib, Ecosign...
De solides capacités d'organisation, de coordination et de gestion des priorités.
De la rigueur, de la fiabilité et un sens aigu de la confidentialité et de la discrétion professionnelle,
D'excellentes qualités relationnelles, un sens de la communication et une capacité à travailler en équipe avec des interlocuteurs variés
De l'autonomie, de la réactivité et une capacité à s'adapter aux besoins de la Direction.