Directeur-trice Adjoint-e protocole et événementiel

Détails de l'offre

Famille de métiers

Pilotage > Direction générale

Grade(s) recherché(s)

Attaché
Attaché principal
Ingénieur
Ingénieur principal

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Oui

Descriptif de l'emploi

La Direction de la relation Usagers, du Protocole et des ressources Logistiques (DUPL) a pour principales missions la gestion de la relation aux usagers, qu’ils soient internes à l’administration régionale (élus/DG/agents) ou extérieurs (usagers des services publics régionaux, bénéficiaires de politiques régionales, etc.), l’organisation des manifestations officielles de la Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée et l’accompagnement protocolaire de l’exécutif.
Au sein de cette Direction, la Direction Adjointe du protocole et de l’événementiel regroupe cinq services, composés de 70 agents, répartis sur les deux sièges Régionaux, situés respectivement à l’Hôtel de Région de Toulouse et à celui de Montpellier :
- Le service protocole et événementiel (bi-site) et le service technique et audiovisuel (bi-site) assurent l’organisation des manifestations et des cérémonies protocolaires, qu’elles soient directement pilotées par la collectivité ou menées en partenariat (plus de 1 500 événements par an en moyenne). Ils prennent également en charge la gestion technique et logistique des espaces dédiés ;
- Le service chauffeurs et navette (bi-site) est responsable du transport de la Présidence et des élus régionaux ;
- Le service sécurité assure la sécurisation de l’Hôtel de Région de Toulouse ainsi que celle des manifestations ;
- Le service restauration gère la restauration administrative destinée aux agents régionaux sur les deux Hôtels de Région.
Vous avez pour mission de diriger, animer et piloter l’ensemble des activités et des ressources de la direction adjointe et de ses services.
Vous êtes également chargé.e de coordonner et d’organiser, y compris sur le terrain, l’accueil et l’organisation des manifestations officielles de la collectivité, que celles-ci se déroulent dans les Hôtels de Région, dans ou en dehors du territoire régional.
Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes :
- Supervision et facilitation de l’activité des collaborateurs de la Direction Adjointe
- Mise en place et animation des groupes de travail nécessaires
- Entretien des relations utiles avec la Directrice, la Directrice Déléguée, la Direction générale, le Cabinet et les élus responsables, dans le cadre des procédures en vigueur et directives de la hiérarchie
- Participation au comité directeur de la Direction, organe principal du management
- Représentation de la Direction en interne à l’Institution et auprès des partenaires.

Missions / conditions d'exercice

Vous encadrez les services de votre périmètre.

Vous fixez les objectifs et résultats attendus par les services.
Vous proposez des axes d’améliorations de fonctionnement et intervenez en appui technique aux responsables de service.
Vous animez, managez et coordonnez les collectifs de travail.
Vous garantissez l'harmonisation des méthodes de travail entre équipes des différents sites.
Vous mettez en œuvre des délégations de responsabilité.
Vous accompagnez les changements induits par une nouvelle organisation, dont la transition numérique.
Vous organisez et veillez à la diffusion de l’information.

Vous assurez le pilotage, le management et l’optimisation des ressources humaines et budgétaires :

Vous mettez en adéquation les plannings avec les nécessités de services.
Vous analysez les besoins d’évolution en compétences et vous participez aux processus d’évolution de carrière des agents.
Vous définissez les besoins de recrutement et participez aux procédures.
Vous participez et accompagnez la mise en œuvre de la politique de prévention des risques professionnels et les actions en faveur de la qualité de vie au travail.
Vous accompagnez l’établissement et la mise en œuvre de la délégation au sein de la Direction ajointe.
Vous suivez et validez les marchés et prestations. Vous définissez et assurez la gestion du budget de la Direction adjointe.

Vous participez à la définition d’un projet de service ou de direction.

Vous contribuez à la conception et à la mise en œuvre du projet de direction dans le cadre du périmètre des services relevant de la Direction adjointe.

Vous pilotez ou participez à des groupes de projets ou audits transverses.

Enfin, vous pilotez les manifestations et évènements protocolaires.

Vous coordonnez la planification des manifestations prévues sur les sites de la collectivité et sur le territoire régional, en lien avec les responsables de service.
Vous assurez l’accompagnement protocolaire sur le terrain lors des manifestations officielles.
Vous organisez les événements en lien avec les services et les prestataires ainsi que la présence et l’encadrement des personnels sur le terrain lors des manifestations.
Vous êtes garant.e de la bonne mise en œuvre du respect du protocole.
Vous validez les accueils d’événements en lien avec la Direction générale et le Cabinet.
Vous validez les actions relevant du bon fonctionnement des manifestations (déroulés, fichiers protocolaires, cadeaux officiels, etc.) et la gestion des plannings de services et des manifestations.

Profils recherchés

Vous bénéficiez d’une expérience similaire en collectivité et vous possédez les qualités managériales requises et une aptitude à l'encadrement du personnel.
Vous maîtrisez ainsi les principes et techniques de médiation et de résolution de conflits.
Vous savez aussi mettre en œuvre des techniques d’animation, de pilotage des équipes et de conduite de réunions.
Vous connaissez par ailleurs les usages protocolaires et de l’événementiel. Vous avez une appétence pour les thématiques de sécurité et de la restauration collective.

Doté.e de grandes qualités relationnelles (sens de l'écoute, du contact, diplomatie), vous avez le sens du travail en équipe et vous êtes garant.e de l'image de la collectivité.
Vous savez coordonner les opérations sur différents lieux et avez une bonne gestion du stress, une capacité à réagir efficacement et à être proactif.ve.
Vous possédez un grand sens de l'organisation.
Enfin, vous savez faire preuve de discrétion, de rigueur et de ponctualité.

SPECIFICITES DU POSTE :

• Horaires spécifiques et possibilité de mobilisation les week-ends nécessitant une certaine disponibilité
• Déplacements fréquents sur le territoire régionale
• Travail en bi-site

• Ce poste ouvre droit à la NBI.