Assistant Administratif (H/F)

Notre entreprise partenaire, spécialisée dans le secteur de la formation , recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour assurer la gestion administrative et le suivi des actions de formation. Ce poste est crucial pour assurer un service de qualité et relayer les bonnes informations aux services concernés.

Missions principales :

Gestion administrative des actions de formation :

• Réceptionner et traiter les fiches d’inscription
• Créer ou compléter les sessions de formation sur les logiciels dédiés
• Préparer et transmettre au client les documents relatifs à la formation et sa prise en charge
• Déposer les demandes de prise en charge sur les plateformes financeurs et suivre les étapes de validation
• Éditer et transmettre aux stagiaires les convocations et les informations réglementaires
• Accompagner les stagiaires et formateurs dans la prise en main des outils
• Réceptionner et traiter les informations relatives aux stagiaires
• Transmettre les supports pédagogiques et les documents de présence et de facturation

Missions transversales :

• Vérifier l’ensemble des factures annuellement
• Réceptionner et traiter les mails entrants
• Mettre à jour les tableaux, outils et documents de suivi administratif et financier
• Traiter, classer et archiver les éléments papiers
• Créer et mettre en place des fiches procédures

Profil recherché :

Compétences techniques :

• Traitement des procédures administratives et commerciales
• Connaissance du secteur de la formation et des procédures de prise en charge financière
• Utilisation d’outils de gestion bureautiques et numériques
• Capacité à analyser des tableaux de bord et suivre l'activité

Compétences comportementales :

• Capacité à gérer des périodes de forte intensité de travail
• Discrétion et confidentialité
• Respect des règles de fonctionnement
• Force de proposition et rigueur
• Compétences analytiques et sens de l'organisation
• Capacités relationnelles et de communication

Formation et expérience :

BTS Assistanat administratif

Idéalement, une expérience préalable dans un centre de formation

Autres prérequis : 5 ans d'expérience

Perspectives d'évolution :

• Responsable administratif
• Autres postes : commercial